Kembali ke Panduan
Panduan Komprehensif

Panduan Manajemen Pengadaan

Kuasai alur kerja pengadaan lengkap mulai dari daftar permintaan hingga penerimaan barang di Laabam.One.

45 menit
Pengadaan

Ikhtisar Pengadaan

Modul Pengadaan Laabam.One menyediakan alur kerja standar untuk mengelola siklus pembelian Anda secara efisien, memastikan transparansi, kontrol, dan penghematan biaya.

  • ✅ Merampingkan daftar permintaan pembelian
  • ✅ Kelola Permintaan Penawaran (RFQ)
  • ✅ Bandingkan kutipan vendor
  • ✅ Membuat dan melacak pesanan pembelian
  • ✅ Catatan pencatatan barang diterima (GRN)
  • ✅ Menjaga hubungan vendor
  • ✅ Mengontrol pengeluaran pengadaan
  • ✅ Memastikan kualitas barang yang diterima
  • ✅ Meningkatkan kepatuhan audit
  • ✅ Optimalkan tingkat inventaris

Alur Kerja Pengadaan

5 menit

Proses Pengadaan Standar

Memahami alur kerja pengadaan membantu menyederhanakan pembelian dan mempertahankan kontrol atas pengeluaran.

Alur Pengadaan Standar:

  1. Permintaan Pembelian: Karyawan meminta barang yang dibutuhkan
  2. Persetujuan: Manajer/Kepala Departemen menyetujui daftar permintaan
  3. Permintaan Penawaran (RFQ): Kirim RFQ ke vendor potensial
  4. Kutipan Vendor: Kumpulkan kutipan dari beberapa vendor
  5. Perbandingan Kutipan: Analisis dan bandingkan penawaran vendor
  6. Pesanan Pembelian: Buat PO untuk vendor yang dipilih
  7. Pelacakan Pesanan: Pantau status pengiriman
  8. Barang Diterima Catatan : Mencatat penerimaan barang
  9. Pemeriksaan Kualitas: Verifikasi kualitas dan kuantitas
  10. Pemrosesan Faktur: Cocokkan faktur dengan PO dan GRN

Mengikuti alur kerja pengadaan yang lengkap memastikan kontrol yang tepat, penetapan harga yang lebih baik, dan kepatuhan audit.

Daftar Permintaan Pembelian

10 menit

Membuat Daftar Permintaan Pembelian

Daftar Permintaan Pembelian adalah permintaan internal untuk barang atau jasa yang dibutuhkan oleh karyawan atau departemen.

Langkah-langkah Membuat Daftar Permintaan:

  1. Navigasikan ke Pengadaan → Daftar Permintaan → Daftar Permintaan Pembelian
  2. Klik + Permintaan Baru
  3. Masukkan detail: Judul, Departemen, Tanggal yang Diperlukan, Tujuan
  4. Tambahkan item: Nama, Jumlah, Satuan, Harga, Kode Anggaran
  5. Lampirkan dokumen atau spesifikasi pendukung
  6. Tinjau total perkiraan nilai
  7. Klik Kirim untuk Persetujuan

Alur Kerja Persetujuan Permintaan:

  • • Persetujuan Kepala Departemen untuk permintaan standar
  • • Persetujuan manajemen untuk barang bernilai tinggi
  • • Pemberitahuan otomatis ke tim pengadaan
  • • Umpan balik penolakan untuk permintaan yang tidak lengkap

Permintaan Pelacakan:

  • • Status pemantauan: Draf, Tertunda, Disetujui, Ditolak
  • • Tautkan ke RFQ atau PO secara langsung
  • • Menghasilkan laporan pemenuhan

Kirimkan daftar permintaan jauh-jauh hari untuk memberikan waktu untuk persetujuan dan proses pengadaan.

Permintaan Penawaran (RFQ)

10 menit

Membuat dan Mengelola RFQ

Permintaan Penawaran memungkinkan Anda meminta penawaran harga kompetitif dari beberapa vendor.

Langkah-langkah Membuat RFQ:

  1. Navigasikan ke Pengadaan → Pengadaan → RFQ
  2. Klik + RFQ Baru (atau buat dari daftar permintaan yang disetujui)
  3. Tetapkan tenggat waktu dan tanggal persyaratan pengiriman
  4. Tambahkan spesifikasi teknis dan standar kualitas
  5. Pilih vendor (disarankan minimal 3)
  6. Tinjau syarat dan ketentuan
  7. Kirim RFQ ke vendor yang dipilih

Fitur RFQ:

  • • Integrasi email langsung dengan vendor
  • • Pelacakan sistem untuk semua RFQ yang dikirim
  • • Pengingat tenggat waktu otomatis
  • • Dasbor pelacakan respons

Selalu dapatkan penawaran dari setidaknya 3 vendor untuk perbandingan harga dan persyaratan terbaik.

Kutipan Vendor

8 menit

Merekam Kutipan Vendor

Tangkap kutipan yang diterima dari vendor sebagai respons terhadap RFQ Anda.

Memasukkan Penawaran Vendor:

  1. Navigasikan ke Pengadaan → Pengadaan → Penawaran Vendor
  2. Tautan ke RFQ yang sesuai
  3. Masukkan referensi vendor dan tanggal validitas
  4. Masukkan harga barang, pajak, dan biaya pengiriman
  5. Tentukan waktu tunggu dan syarat pembayaran
  6. Unggah dokumen penawaran asli vendor

Mengelola Kutipan:

  • • Status trek: Diterima, Sedang Ditinjau, Dipilih
  • • Pantau validitas untuk menghindari penawaran kedaluwarsa
  • • Pertahankan riwayat komunikasi vendor

Perbandingan Kutipan

7 menit

Membandingkan Kutipan Vendor

Analisis dan bandingkan beberapa penawaran vendor secara berdampingan untuk membuat keputusan yang tepat.

Menggunakan Perbandingan Kutipan:

  1. Navigasikan ke Pengadaan → Pengadaan → Perbandingan Penawaran
  2. Pilih RFQ target untuk perbandingan
  3. Analisis Harga Satuan dan total biaya
  4. Bandingkan Waktu Tunggu dan Ketentuan Pembayaran
  5. Tinjau Garansi dan Kinerja Vendor
  6. Identifikasi vendor pemenang dan buat laporan

Kriteria Evaluasi:

  • • Harga: Total biaya pendaratan termasuk biaya
  • • Kualitas: Kesesuaian dengan spesifikasi teknis
  • • Pengiriman: Keandalan jadwal pengiriman
  • • Ketentuan: Kondisi pembayaran yang menguntungkan
  • • Layanan: Dukungan purna jual dan garansi

Jangan selalu memilih harga terendah. Pertimbangkan nilai total termasuk kualitas dan keandalan.

Pesanan Pembelian

12 menit

Membuat dan Mengelola Pesanan Pembelian

Pesanan Pembelian (PO) adalah dokumen formal yang dikirim ke vendor untuk memesan barang atau jasa.

Membuat Pesanan Pembelian:

  1. Navigasikan ke Pengadaan → Pesanan → Pesanan Pembelian
  2. Hasilkan PO dari kutipan vendor yang dipilih
  3. Verifikasi alamat pengiriman dan penagihan
  4. Tinjau item baris, harga, dan pajak
  5. Tambahkan instruksi pengiriman khusus
  6. Kirim untuk persetujuan dan kirim ke vendor

Pelacakan Status PO:

  • • Draf / Menunggu Persetujuan
  • • Disetujui / Dikirim ke Vendor
  • • Dikonfirmasi oleh Penjual
  • • Diterima Sebagian/Selesai
  • • Dibatalkan atau Ditutup

Selalu dapatkan konfirmasi tertulis dari vendor mengenai penerimaan PO dan perkiraan tanggal pengiriman.

Catatan Penerimaan Barang (GRN)

10 menit

Pencatatan Penerimaan Barang

GRN dibuat saat Anda menerima barang dari vendor, memverifikasi kuantitas dan kualitas.

Membuat GRN:

  1. Navigasikan ke Pengadaan → Penerimaan → GRN
  2. Pilih Pesanan Pembelian terkait
  3. Masukkan Nomor Catatan Pengiriman dan detail kendaraan
  4. Verifikasi Kuantitas yang Diterima vs. Kuantitas yang Diterima
  5. Melakukan pemeriksaan kualitas dan mencatat cacat
  6. Unggah laporan inspeksi atau foto masalah
  7. Kirimkan GRN untuk memperbarui tingkat inventaris

Menangani Penolakan:

  • • Catat jumlah dan alasan penolakan
  • • Membuat dokumen Retur Pembelian
  • • Beritahu vendor untuk penggantian atau nota kredit

Selalu lakukan pemeriksaan kualitas sebelum menerima barang. Setelah GRN diserahkan, inventaris diperbarui.

Tindakan Cepat

3 menit

Menggunakan Tindakan Cepat Pengadaan

Tindakan Cepat memberikan jalan pintas ke tugas pengadaan yang sering digunakan.

Tindakan Cepat yang Tersedia:

  • • Permintaan Pembelian Baru
  • • Permintaan Penawaran Baru
  • • Pesanan Pembelian Baru
  • • Catatan Penerimaan Barang Baru

Gunakan Tindakan Cepat dari halaman mana pun dalam modul untuk entri data yang lebih cepat.

Praktik Terbaik

  • ✅ Rencanakan ke depan untuk memberikan waktu tunggu yang cukup
  • ✅ Dapatkan setidaknya 3 tawaran kompetitif untuk nilai terbaik
  • ✅ Berikan spesifikasi yang jelas di semua RFQ
  • ✅ Dokumentasikan semua komunikasi dan file vendor
  • ✅ Selalu lakukan pemeriksaan kualitas pada tanda terima
  • ✅ Catat GRN segera untuk menjaga keakuratan inventaris
  • ✅ Evaluasi kinerja vendor secara berkala
  • ✅ Pantau pengeluaran terhadap anggaran setiap bulan

Anda telah menyelesaikan panduan Modul Pengadaan!

Anda sekarang memiliki pengetahuan komprehensif tentang proses pengadaan lengkap di Laabam.One ERP.

Kembali ke Semua PanduanBerikutnya: Panduan CRM