Quay lại Hướng dẫn
Hướng dẫn toàn diện

Hướng dẫn quản lý mua sắm

Nắm vững quy trình mua sắm hoàn chỉnh từ yêu cầu đến nhận hàng trong Laabam.One.

45 phút
Mua sắm

Tổng quan về mua sắm

Mô-đun Mua sắm của Laabam.One cung cấp quy trình làm việc được tiêu chuẩn hóa để quản lý chu trình mua hàng của bạn một cách hiệu quả, đảm bảo tính minh bạch, kiểm soát và tiết kiệm chi phí.

  • ✅ Hợp lý hóa các yêu cầu mua hàng
  • ✅ Quản lý yêu cầu báo giá (RFQ)
  • ✅ So sánh báo giá của nhà cung cấp
  • ✅ Tạo và theo dõi đơn hàng
  • ✅ Ghi phiếu nhận hàng (GRN)
  • ✅ Duy trì mối quan hệ nhà cung cấp
  • ✅ Kiểm soát chi tiêu mua sắm
  • ✅ Đảm bảo chất lượng hàng nhận
  • ✅ Cải thiện sự tuân thủ kiểm toán
  • ✅ Tối ưu hóa mức tồn kho

Quy trình mua sắm

5 phút

Quy trình mua sắm tiêu chuẩn

Hiểu quy trình mua sắm giúp hợp lý hóa việc mua hàng và duy trì quyền kiểm soát chi tiêu.

Quy trình mua sắm tiêu chuẩn:

  1. Yêu cầu mua hàng: Nhân viên yêu cầu các mặt hàng cần thiết
  2. Phê duyệt: Trưởng phòng/Trưởng bộ phận phê duyệt đề nghị trưng dụng
  3. Yêu cầu báo giá (RFQ): Gửi RFQ tới các nhà cung cấp tiềm năng
  4. Báo giá của nhà cung cấp: Thu thập báo giá từ nhiều nhà cung cấp
  5. So sánh báo giá: Phân tích và so sánh các đề nghị của nhà cung cấp
  6. Đơn đặt hàng: Tạo PO cho nhà cung cấp được chọn
  7. Theo dõi đơn hàng: Theo dõi tình trạng giao hàng
  8. Đã nhận hàng Lưu ý: Lập biên bản nhận hàng
  9. Kiểm tra chất lượng: Kiểm tra chất lượng và số lượng
  10. Xử lý hóa đơn: So khớp hóa đơn với PO và GRN

Tuân theo quy trình mua sắm hoàn chỉnh sẽ đảm bảo kiểm soát phù hợp, định giá tốt hơn và tuân thủ kiểm toán.

Yêu cầu mua hàng

10 phút

Tạo yêu cầu mua hàng

Yêu cầu mua hàng là các yêu cầu nội bộ về các mặt hàng hoặc dịch vụ mà nhân viên hoặc bộ phận cần.

Các bước để tạo một yêu cầu:

  1. Điều hướng đến Mua sắm → Yêu cầu → Yêu cầu mua hàng
  2. Nhấp vào + Yêu cầu mới
  3. Nhập chi tiết: Chức danh, Bộ phận, Ngày yêu cầu, Mục đích
  4. Thêm các mục: Tên, Số lượng, Đơn vị, Giá, Mã ngân sách
  5. Đính kèm tài liệu hoặc thông số kỹ thuật hỗ trợ
  6. Xem lại tổng giá trị ước tính
  7. Bấm Gửi để phê duyệt

Quy trình phê duyệt yêu cầu:

  • • Trưởng phòng phê duyệt các yêu cầu tiêu chuẩn
  • • Phê duyệt quản lý đối với các mặt hàng có giá trị cao
  • • Thông báo tự động cho nhóm mua sắm
  • • Phản hồi từ chối đối với các yêu cầu không đầy đủ

Theo dõi yêu cầu:

  • • Trạng thái giám sát: Dự thảo, Đang chờ xử lý, Đã phê duyệt, Bị từ chối
  • • Liên kết trực tiếp tới RFQ hoặc PO
  • • Tạo báo cáo thực hiện

Gửi yêu cầu trước để có thời gian cho quá trình phê duyệt và mua sắm.

Yêu cầu báo giá (RFQ)

10 phút

Tạo và quản lý RFQ

Yêu cầu báo giá cho phép bạn thu hút báo giá cạnh tranh từ nhiều nhà cung cấp.

Các bước để tạo RFQ:

  1. Điều hướng đến Mua sắm → Tìm nguồn cung ứng → RFQ
  2. Nhấp vào + RFQ mới (hoặc tạo từ yêu cầu đã được phê duyệt)
  3. Đặt thời hạn và ngày yêu cầu giao hàng
  4. Bổ sung thông số kỹ thuật và tiêu chuẩn chất lượng
  5. Chọn nhà cung cấp (đề xuất tối thiểu 3)
  6. Xem lại các điều khoản và điều kiện
  7. Gửi RFQ tới các nhà cung cấp được chọn

Tính năng RFQ:

  • • Tích hợp email trực tiếp với nhà cung cấp
  • • Theo dõi hệ thống cho tất cả các RFQ đã gửi
  • • Tự động nhắc nhở thời hạn
  • • Bảng điều khiển theo dõi phản hồi

Luôn nhận được báo giá từ ít nhất 3 nhà cung cấp để so sánh giá cả và các điều khoản tốt nhất.

Báo giá nhà cung cấp

8 phút

Ghi lại báo giá của nhà cung cấp

Ghi lại các báo giá nhận được từ các nhà cung cấp để phản hồi RFQ của bạn.

Nhập báo giá của nhà cung cấp:

  1. Điều hướng đến Mua sắm → Tìm nguồn cung ứng → Báo giá của nhà cung cấp
  2. Liên kết tới RFQ tương ứng
  3. Nhập ngày hiệu lực và tham chiếu của nhà cung cấp
  4. Nhập giá, thuế và phí giao hàng của mặt hàng
  5. Chỉ định thời gian giao hàng và điều khoản thanh toán
  6. Tải lên tài liệu báo giá gốc của nhà cung cấp

Quản lý báo giá:

  • • Trạng thái theo dõi: Đã nhận, Đang xem xét, Đã chọn
  • • Theo dõi hiệu lực để tránh các ưu đãi đã hết hạn
  • • Duy trì lịch sử liên lạc của nhà cung cấp

So sánh báo giá

7 phút

So sánh báo giá của nhà cung cấp

Phân tích và so sánh nhiều báo giá của nhà cung cấp cạnh nhau để đưa ra quyết định sáng suốt.

Sử dụng so sánh trích dẫn:

  1. Điều hướng đến Mua sắm → Tìm nguồn cung ứng → So sánh báo giá
  2. Chọn RFQ mục tiêu để so sánh
  3. Phân tích đơn giá và tổng chi phí
  4. So sánh thời gian thực hiện và điều khoản thanh toán
  5. Xem xét bảo hành và hiệu suất của nhà cung cấp
  6. Xác định nhà cung cấp chiến thắng và tạo báo cáo

Tiêu chí đánh giá:

  • • Giá: Tổng chi phí hạ cánh bao gồm phí
  • • Chất lượng: Tuân thủ các thông số kỹ thuật
  • • Giao hàng: Độ tin cậy của thời gian giao hàng
  • • Điều khoản: Điều kiện thanh toán thuận lợi
  • • Dịch vụ: Hỗ trợ và bảo hành sau bán hàng

Không phải lúc nào cũng chọn mức giá thấp nhất. Xem xét tổng giá trị bao gồm chất lượng và độ tin cậy.

Đơn đặt hàng

12 phút

Tạo và quản lý đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng (PO) là tài liệu chính thức được gửi tới nhà cung cấp để đặt hàng hóa hoặc dịch vụ.

Tạo đơn đặt hàng:

  1. Điều hướng đến Mua sắm → Đơn hàng → Đơn đặt hàng
  2. Tạo PO từ báo giá nhà cung cấp đã chọn
  3. Xác minh địa chỉ giao hàng và thanh toán
  4. Xem lại chi tiết đơn hàng, giá cả và thuế
  5. Thêm hướng dẫn giao hàng đặc biệt
  6. Trình phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp

Theo dõi trạng thái PO:

  • • Dự thảo/Đang chờ phê duyệt
  • • Đã phê duyệt / Gửi cho nhà cung cấp
  • • Xác nhận bởi nhà cung cấp
  • • Đã nhận được một phần / Đã hoàn thành
  • • Đã hủy hoặc đã đóng

Luôn nhận được xác nhận bằng văn bản từ nhà cung cấp về việc chấp nhận PO và ngày giao hàng dự kiến.

Phiếu nhận hàng (GRN)

10 phút

Ghi chép Biên nhận hàng hóa

GRN được tạo khi bạn nhận hàng từ nhà cung cấp, xác minh số lượng và chất lượng.

Tạo GRN:

  1. Điều hướng đến Mua sắm → Nhận → GRN
  2. Chọn Đơn đặt hàng liên quan
  3. Nhập số phiếu giao hàng và chi tiết xe
  4. Xác minh số lượng đã nhận so với số lượng được chấp nhận
  5. Thực hiện kiểm tra chất lượng và ghi lại các lỗi
  6. Tải lên báo cáo kiểm tra hoặc hình ảnh của các vấn đề
  7. Gửi GRN để cập nhật mức tồn kho

Xử lý từ chối:

  • • Ghi lại số lượng bị từ chối và lý do
  • • Tạo tài liệu trả lại hàng mua
  • • Thông báo cho nhà cung cấp để thay thế hoặc ghi chú tín dụng

Luôn thực hiện kiểm tra chất lượng trước khi nhận hàng. Sau khi gửi GRN, khoảng không quảng cáo sẽ được cập nhật.

Thao tác nhanh

3 phút

Sử dụng các thao tác mua sắm nhanh

Hành động nhanh cung cấp các phím tắt cho các nhiệm vụ mua sắm được sử dụng thường xuyên.

Hành động nhanh có sẵn:

  • • Yêu cầu mua hàng mới
  • • Yêu cầu báo giá mới
  • • Đơn đặt hàng mới
  • • Ghi chú đã nhận hàng mới

Sử dụng Tác vụ nhanh từ bất kỳ trang nào trong mô-đun để nhập dữ liệu nhanh hơn.

Thực tiễn tốt nhất

  • ✅ Lập kế hoạch trước để có đủ thời gian thực hiện
  • ✅ Nhận ít nhất 3 giá thầu cạnh tranh để có giá trị tốt nhất
  • ✅ Cung cấp thông số kỹ thuật rõ ràng trong tất cả các RFQ
  • ✅ Ghi lại tất cả các thông tin liên lạc và tập tin của nhà cung cấp
  • ✅ Luôn thực hiện kiểm tra chất lượng khi nhận
  • ✅ Ghi lại GRN ngay lập tức để giữ cho hàng tồn kho luôn chính xác
  • ✅ Đánh giá hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp định kỳ
  • ✅ Theo dõi chi tiêu so với ngân sách hàng tháng

Bạn đã hoàn thành hướng dẫn Mô-đun Mua sắm!

Bây giờ bạn đã có kiến ​​thức toàn diện về quy trình mua sắm hoàn chỉnh trong Laabam.One ERP.

Quay lại Tất cả Hướng dẫnTiếp theo: Hướng dẫn CRM