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Niveau intermédiaire

Guide de gestion des actifs

Guide complet sur la gestion des immobilisations, le suivi des catégories, la surveillance des calendriers de maintenance et la gestion des cycles de vie des actifs dans LaabamOne ERP.

35 minutes
Guide complet

📚 Ce que vous apprendrez

Ce guide complet couvre tous les aspects de la gestion d’actifs dans LaabamOne. Vous apprendrez à :

  • ✅ Afficher et gérer tous les actifs de l'entreprise
  • ✅ Ajouter de nouveaux actifs au système
  • ✅ Organiser les actifs par catégories (électronique, véhicules, meubles)
  • ✅ Créer et gérer des catégories d'actifs
  • ✅ Suivre les actifs attribués aux employés
  • ✅ Surveiller les actifs en maintenance
  • ✅ Gérer les garanties expirées
  • ✅ Planifier et suivre les dates d'échéance de maintenance
  • ✅ Gérer les transferts et les affectations d'actifs
  • ✅ Dépréciation et valorisation des actifs

Section 1 : Tableau de bord des actifs

5 minutes

Navigation dans le tableau de bord des actifs

Le tableau de bord des actifs fournit un aperçu rapide de toutes les immobilisations de votre entreprise et de leur état actuel.

Comment accéder :

  1. Cliquez sur l'icône du module Actifs dans la barre latérale
  2. Afficher le tableau de bord (page de destination par défaut)
  3. Voir les statistiques générales et les liens rapides

Sections du tableau de bord :

  • Tous les actifs : afficher la liste complète des actifs
  • Ajouter un actif : action rapide pour enregistrer de nouveaux actifs
  • Catégories :  parcourir les actifs par catégorie
  • Statut de suivi : moniteur attribué, maintenance, statut de la garantie

Section 2 : Tous les actifs

8 minutes

Affichage et gestion de tous les actifs

La vue Tous les actifs affiche une liste complète de tous les actifs enregistrés dans votre système.

Étapes pour afficher les actifs :

  1. Accédez à Actifs → Tous les actifs
  2. Afficher l'inventaire complet des actifs
  3. Utiliser la recherche pour trouver des actifs spécifiques
  4. Filtrer par statut, catégorie ou emplacement
  5. Trier par nom, date d'achat ou valeur
  6. Exporter la liste des actifs vers Excel pour le reporting

Informations sur les actifs affichées :

  • • Nom et ID de l'actif
  • • Catégorie (Électronique, Véhicules, Meubles, etc.)
  • • Date d'achat et valeur
  • • Statut actuel (actif, en maintenance, retraité)
  • • Attribué à (Nom de l'employé s'il est attribué)
  • • Statut de la garantie
  • • Calendrier d'entretien
  • • Emplacement actuel

💡 Conseil de pro : Utilisez des filtres pour identifier rapidement les actifs qui nécessitent une attention particulière, tels que ceux dont la garantie expire ou dont la maintenance est à venir.

Section 3 : Ajouter un actif

10 minutes

Créer de nouveaux actifs

Ajoutez de nouveaux actifs pour suivre les achats, les affectations et la maintenance.

Étapes pour ajouter un actif :

  1. Allez dans Actifs → Ajouter un actif
  2. Ou utilisez Actions rapides → Ajouter un actif
  3. Remplissez les informations de base : nom de l'actif, identifiant, catégorie, marque, modèle.
  4. Saisissez les détails de l'achat : date, valeur, fournisseur, facture.
  5. Ajouter des informations sur la garantie : date de début/fin, fournisseur, couverture
  6. Définir les détails de l'amortissement : méthode, durée de vie, valeur de récupération
  7. Attribuer un emplacement/un département
  8. Téléchargez des photos et des documents d'actifs
  9. Ajouter des notes ou des instructions spéciales
  10. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer l'actif

⚠️ Important: Keep asset serial numbers and purchase invoices documented for warranty claims and audits.

Section 4 : Catégories d'actifs

8 minutes

Organisation des actifs par catégories

Les catégories vous aident à organiser et à gérer efficacement les actifs en fonction de leur type.

Catégories prédéfinies :

  • 📱 Électronique : ordinateurs portables, ordinateurs de bureau, téléphones, tablettes, imprimantes, scanners
  • 🚗 Véhicules : voitures, camions, vélos, chariots élévateurs
  • 🪑 Mobilier : Bureaux, chaises, armoires, tables
  • 🏢 Toutes les catégories : afficher la liste complète des catégories

Affichage des actifs par catégorie :

  1. Allez dans Actifs → Catégories
  2. Cliquez sur une catégorie spécifique (par exemple, Electronique)
  3. Afficher tous les actifs de cette catégorie
  4. Voir les statistiques spécifiques à la catégorie
  5. Filtrer et trier au sein de la catégorie

Création de catégories personnalisées :

  1. Accédez à Actifs → Toutes les catégories
  2. Cliquez + Ajouter une catégorie
  3. Saisissez le nom de la catégorie (par exemple, « Équipement médical »)
  4. Ajouter une description
  5. Définir les paramètres d'amortissement par défaut
  6. Lien vers le compte d'actif comptable
  7. Cliquez sur Enregistrer

💡 Best Practice: Create categories that align with your industry and business needs for better organization.

Section 5 : Actifs assignés

7 minutes

Gestion des affectations d'actifs

Suivez quels actifs sont affectés à quels employés ou services.

Affectation d'un actif à un employé :

  1. Accédez à Actifs → Tous les actifs
  2. Cliquez sur l'actif pour ouvrir les détails
  3. Cliquez sur le bouton Attribuer un actif
  4. Sélectionnez un employé dans la liste déroulante
  5. Entrez la date de l'affectation
  6. Ajouter des notes de mission (termes, conditions)
  7. Cliquez sur Confirmer l'affectation
  8. Le statut de l'actif passe à « Attribué »

Affichage de tous les actifs attribués :

  1. Accédez à Actifs → Suivi → Actifs attribués
  2. Afficher la liste de tous les actifs attribués
  3. Voir les noms des employés et les dates d'affectation
  4. Filtrer par employé ou service
  5. Exporter le rapport d'affectation

Restituer un actif :

  1. Ouvrir les détails de l'actif attribué
  2. Cliquez sur Restituer l'actif
  3. Entrez la date de retour
  4. Ajouter des notes sur les conditions de retour
  5. Confirmer le retour
  6. L'actif devient disponible pour la réaffectation

Section 6 : En cours de maintenance

6 minutes

Suivi de la maintenance

Surveillez les actifs actuellement en maintenance et les détails de leurs services.

Envoi d'un actif pour maintenance :

  1. Ouvrir les détails de l'actif
  2. Cliquez sur Envoyer pour maintenance
  3. Saisissez les détails de la maintenance : date, date de retour, fournisseur, problème, coût.
  4. Télécharger les documents de demande de service
  5. Cliquez sur Soumettre
  6. L'état de l'actif passe à « En cours de maintenance »

Affichage des actifs en maintenance :

  1. Allez dans Actifs → Suivi → Sous Maintenance
  2. Afficher tous les actifs actuellement en service
  3. Vérifiez les dates de retour prévues
  4. Surveiller les coûts de maintenance
  5. Contacter les prestataires de services si nécessaire

Fin de la maintenance :

  1. Actif ouvert en maintenance
  2. Cliquez sur Terminer la maintenance
  3. Entrez la date de retour réelle
  4. Enregistrer le coût final
  5. Télécharger les documents/factures de fin de service
  6. Ajouter des notes de service (travaux effectués)
  7. Marquer l'actif comme opérationnel

Section 7 : Garanties expirées

4 minutes

Surveillance de l'expiration de la garantie

Recevez des alertes pour les actifs dont les garanties sont sur le point d'expirer afin que vous puissiez planifier les renouvellements ou les remplacements.

Vérification des garanties expirées :

  1. Accédez à Actifs → Suivi → Garanties expirées
  2. Afficher les actifs dont les garanties expirent bientôt (90 prochains jours)
  3. Vérifiez les dates d'expiration exactes
  4. Examiner les détails de la couverture de la garantie
  5. Contacter les fournisseurs pour connaître les options de renouvellement

Actions à entreprendre :

  • ✅ Contacter le fabricant/fournisseur pour obtenir des devis de renouvellement
  • ✅ Évaluer le coût par rapport au remplacement
  • ✅ Mettre à jour les informations de garantie en cas de renouvellement
  • ✅ Budget pour remplacement si non renouvellement
  • ✅ Définir des rappels pour les futurs examens de garantie

⚠️ Alert: Review this section regularly to avoid missing warranty coverage and incurring unnecessary repair costs.

Article 8 : Entretien dû

5 minutes

Planification de la maintenance préventive

Suivez la maintenance planifiée pour maintenir les actifs dans un état optimal et éviter les pannes.

Configuration des calendriers de maintenance :

  1. Ouvrir les détails de l'actif
  2. Accédez à l'onglet Planification de maintenance
  3. Cliquez sur Ajouter un horaire
  4. Définir le type de maintenance (Routine, Inspection, Service)
  5. Définir la fréquence (mensuelle, trimestrielle, annuelle)
  6. Ajouter la prochaine date d'échéance
  7. Désigner une personne/une équipe responsable
  8. Enregistrer le planning

Affichage de la maintenance due :

  1. Accédez à Actifs → Suivi → Maintenance due
  2. Afficher les actifs nécessitant une maintenance
  3. Trier par date d'échéance (les éléments en retard s'affichent en rouge)
  4. Attribuer des tâches de maintenance
  5. Planifier des rendez-vous de service

✅ Best Practice: Regular preventive maintenance extends asset life and reduces costly emergency repairs.

Section 9 : Actions rapides

3 minutes

Utiliser des actions rapides

Les actions rapides fournissent des raccourcis vers les tâches de gestion des actifs fréquemment utilisées.

Actions rapides disponibles :

  • • Ajouter un actif : enregistrez rapidement un nouvel actif
  • • Catégories : gérer les catégories d'éléments

💡 Tip: Use Quick Actions from any page within the Assets module for faster workflow.

🎯 Meilleures pratiques

  • ✅ Baliser les actifs : Utilisez des identifiants et des étiquettes d'actifs uniques pour une identification facile
  • ✅ Documentez tout : Tenir à jour les factures d'achat, les garanties et les dossiers de service
  • ✅ Audits réguliers : Effectuer une vérification des actifs physiques chaque trimestre
  • ✅ Attribuer la responsabilité : Rendre les employés responsables des actifs attribués
  • ✅ Planifier l'entretien : Mettre en place des plannings de maintenance préventive
  • ✅ Garanties du moniteur : Examiner mensuellement les garanties expirées
  • ✅ Emplacement de la piste : Toujours mettre à jour l'emplacement de l'actif lors d'un déplacement
  • ✅ Dépréciation: Examinez la valeur des actifs chaque année pour obtenir des rapports financiers précis
  • ✅ Processus d'élimination : Documenter correctement la cession et la mise au rebut des actifs
  • ✅ Assurance: Maintenir une assurance adéquate pour les actifs de grande valeur

✅ Vous avez complété le guide de gestion des actifs !

Vous êtes maintenant prêt à gérer professionnellement les immobilisations de votre entreprise.

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