Leitfaden zur Vermögensverwaltung

Navigieren im Assets-Dashboard

Das Assets Dashboard bietet einen schnellen Überblick über alle Anlagegüter Ihres Unternehmens und deren aktuellen Status.

So greifen Sie zu:

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf das Modulsymbol „Assets“.
2. Sehen Sie sich das Dashboard an (Standard-Landingpage)
3. Sehen Sie sich Übersichtsstatistiken und Quicklinks an

Dashboard-Abschnitte:

• Alle Assets: Vollständige Asset-Liste anzeigen
• Asset hinzufügen: Schnelle Aktion zum Registrieren neuer Assets
• Kategorien: Durchsuchen Sie Assets nach Kategorie
• Tracking-Status: Zugeordneter Monitor, Wartung, Garantiestatus

Alle Assets anzeigen und verwalten

In der Ansicht „Alle Assets“ wird eine umfassende Liste aller in Ihrem System registrierten Assets angezeigt.

Schritte zum Anzeigen von Assets:

1. Navigieren Sie zu Assets → Alle Assets
2. Sehen Sie sich den vollständigen Anlagenbestand an
3. Verwenden Sie die Suche, um bestimmte Assets zu finden
4. Filtern Sie nach Status, Kategorie oder Standort
5. Sortieren Sie nach Name, Kaufdatum oder Wert
6. Exportieren Sie die Asset-Liste zur Berichterstellung nach Excel

Angezeigte Asset-Informationen:

• • Name und ID des Assets
• • Kategorie (Elektronik, Fahrzeuge, Möbel usw.)
• • Kaufdatum und -wert
• • Aktueller Status (Aktiv, In Wartung, Im Ruhestand)
• • Zugewiesen an (Name des Mitarbeiters, falls zugewiesen)
• • Garantiestatus
• • Wartungsplan
• • Aktueller Standort

Neue Assets erstellen

Fügen Sie neue Assets hinzu, um Einkäufe, Zuweisungen und Wartung zu verfolgen.

Schritte zum Hinzufügen eines Assets:

1. Gehen Sie zu Assets → Asset hinzufügen
2. Oder verwenden Sie Schnellaktionen → Asset hinzufügen
3. Geben Sie grundlegende Informationen ein: Asset-Name, ID, Kategorie, Marke, Modell
4. Geben Sie die Kaufdetails ein: Datum, Wert, Lieferant, Rechnung
5. Fügen Sie Garantieinformationen hinzu: Start-/Enddatum, Anbieter, Abdeckung
6. Legen Sie die Abschreibungsdetails fest: Methode, Lebensdauer, Restwert
7. Standort/Abteilung zuweisen
8. Laden Sie Anlagenfotos und Dokumente hoch
9. Fügen Sie Notizen oder spezielle Anweisungen hinzu
10. Klicken Sie auf Speichern, um das Asset zu registrieren

Organisieren von Assets nach Kategorien

Mithilfe von Kategorien können Sie Assets basierend auf ihrem Typ effizient organisieren und verwalten.

Vordefinierte Kategorien:

• 📱 Elektronik: Laptops, Desktops, Telefone, Tablets, Drucker, Scanner
• 🚗 Fahrzeuge: Autos, Lastwagen, Fahrräder, Gabelstapler
• 🪑 Möbel: Schreibtische, Stühle, Schränke, Tische
• 🏢 Alle Kategorien: Vollständige Kategorieliste anzeigen

Assets nach Kategorie anzeigen:

1. Gehen Sie zu Vermögenswerte → Kategorien
2. Klicken Sie auf eine bestimmte Kategorie (z. B. Elektronik)
3. Alle Assets in dieser Kategorie anzeigen
4. Siehe kategoriespezifische Statistiken
5. Filtern und sortieren Sie innerhalb der Kategorie

Benutzerdefinierte Kategorien erstellen:

1. Navigieren Sie zu Assets → Alle Kategorien
2. Klicken Sie auf + Kategorie hinzufügen
3. Geben Sie den Kategorienamen ein (z. B. „Medizinische Ausrüstung“).
4. Beschreibung hinzufügen
5. Legen Sie Standardabschreibungsparameter fest
6. Link zum Buchhaltungsvermögenskonto
7. Klicken Sie auf Speichern

Asset-Zuweisungen verwalten

Verfolgen Sie, welche Vermögenswerte welchen Mitarbeitern oder Abteilungen zugewiesen sind.

Zuweisen eines Vermögenswerts zu einem Mitarbeiter:

1. Gehen Sie zu Vermögenswerte → Alle Vermögenswerte
2. Klicken Sie auf das Asset, um Details zu öffnen
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Asset zuweisen
4. Wählen Sie einen Mitarbeiter aus der Dropdown-Liste aus
5. Geben Sie das Zuweisungsdatum ein
6. Aufgabennotizen (Allgemeine Geschäftsbedingungen) hinzufügen
7. Klicken Sie auf Zuweisung bestätigen
8. Asset-Status ändert sich zu „Zugewiesen“

Alle zugewiesenen Assets anzeigen:

1. Navigieren Sie zu Assets → Tracking → Zugewiesene Assets
2. Liste aller zugewiesenen Assets anzeigen
3. Sehen Sie sich die Namen und Einsatzdaten der Mitarbeiter an
4. Filtern Sie nach Mitarbeiter oder Abteilung
5. Zuordnungsbericht exportieren

Rückgabe eines Vermögenswerts:

1. Öffnen Sie die Details des zugewiesenen Assets
2. Klicken Sie auf Asset zurückgeben
3. Geben Sie das Rückgabedatum ein
4. Fügen Sie Anmerkungen zur Rückgabebedingung hinzu
5. Bestätigen Sie die Rückgabe
6. Der Vermögenswert steht für eine Neuzuweisung zur Verfügung

Nachverfolgung der Wartung

Überwachen Sie die derzeit gewarteten Anlagen und deren Servicedetails.

Anlage zur Wartung senden:

1. Öffnen Sie die Asset-Details
2. Klicken Sie auf Zur Wartung senden
3. Geben Sie Wartungsdetails ein: Datum, Rückgabedatum, Anbieter, Problem, Kosten
4. Laden Sie Serviceanfragedokumente hoch
5. Klicken Sie auf Senden
6. Der Asset-Status ändert sich zu „In Wartung“.

Anzeigen der verwalteten Vermögenswerte:

1. Gehen Sie zu Vermögenswerte → Nachverfolgung → Unter Wartung
2. Sehen Sie sich alle derzeit in Betrieb befindlichen Anlagen an
3. Überprüfen Sie die voraussichtlichen Rückgabetermine
4. Überwachen Sie die Wartungskosten
5. Wenden Sie sich bei Bedarf an Dienstleister

Abschluss der Wartung:

1. Öffnen Sie das Asset in der Wartung
2. Klicken Sie auf „Wartung abschließen“.
3. Geben Sie das tatsächliche Rückgabedatum ein
4. Notieren Sie die Endkosten
5. Laden Sie Service-Abschlussdokumente/Rechnung hoch
6. Servicenotizen hinzufügen (durchgeführte Arbeiten)
7. Anlage als betriebsbereit markieren

Überwachung des Garantieablaufs

Erhalten Sie Benachrichtigungen für Anlagen, deren Garantien bald ablaufen, damit Sie Verlängerungen oder Ersatzlieferungen planen können.

Überprüfung auslaufender Garantien:

1. Navigieren Sie zu Vermögenswerte → Nachverfolgung → Auslaufende Garantien
2. Assets anzeigen, deren Garantien bald ablaufen (in den nächsten 90 Tagen)
3. Überprüfen Sie die genauen Ablaufdaten
4. Überprüfen Sie die Details zur Garantieabdeckung
5. Wenden Sie sich an die Anbieter, um Informationen zu Verlängerungsoptionen zu erhalten

Zu ergreifende Maßnahmen:

• ✅ Für Erneuerungsangebote wenden Sie sich bitte an den Hersteller/Händler
• ✅ Bewerten Sie Kosten im Vergleich zum Ersatz
• ✅ Aktualisieren Sie die Garantieinformationen, falls diese erneuert werden
• ✅ Budget für Ersatz, falls keine Verlängerung erfolgt
• ✅ Legen Sie Erinnerungen für zukünftige Garantieüberprüfungen fest

Planung der vorbeugenden Wartung

Verfolgen Sie geplante Wartungsarbeiten, um Anlagen in optimalem Zustand zu halten und Ausfälle zu verhindern.

Einrichten von Wartungsplänen:

1. Öffnen Sie die Asset-Details
2. Gehen Sie zur Registerkarte „Wartungsplan“.
3. Klicken Sie auf Zeitplan hinzufügen
4. Wartungstyp festlegen (Routine, Inspektion, Service)
5. Häufigkeit festlegen (monatlich, vierteljährlich, jährlich)
6. Nächstes Fälligkeitsdatum hinzufügen
7. Weisen Sie die verantwortliche Person/das verantwortliche Team zu
8. Zeitplan speichern

Fällige Wartungsarbeiten anzeigen:

1. Navigieren Sie zu Vermögenswerte → Nachverfolgung → Fällige Wartung
2. Sehen Sie sich Anlagen an, die gewartet werden müssen
3. Nach Fälligkeitsdatum sortieren (überfällige Elemente werden rot angezeigt)
4. Weisen Sie Wartungsaufgaben zu
5. Vereinbaren Sie Servicetermine

Verwenden von Schnellaktionen

Schnellaktionen bieten Verknüpfungen zu häufig verwendeten Asset-Management-Aufgaben.

Verfügbare Schnellaktionen:

• • Asset hinzufügen: Registrieren Sie schnell ein neues Asset
• • Kategorien: Asset-Kategorien verwalten