Was ist eine Spesenabrechnung?

Die Spesenabrechnung ermöglicht es Mitarbeitern, Erstattungsanträge für geschäftliche Ausgaben einzureichen, die aus privaten Mitteln bezahlt wurden. Dies umfasst Reisen, Mahlzeiten, Unterkunft und andere geschäftsbezogene Kosten.

Spesen-Workflow:

Spesenabrechnung → Genehmigung durch Manager → Buchhalterische Prüfung → Zahlung

Schritt 1: Zur Spesenabrechnung navigieren

1 Minute

Zugriff auf das Spesenabrechnungsmodul von HR.

Klicken Sie im Menü auf HR
Wählen Sie Spesenabrechnung
Klicken Sie auf Neue Spesenabrechnung
Das Antragsformular öffnet sich

Schritt 2: Mitarbeiter auswählen

1 Minute

Wählen Sie den Mitarbeiter aus, der den Antrag stellt.

Wenn Sie ein Mitarbeiter sind, wird Ihr Name automatisch ausgewählt
HR/Manager kann andere Mitarbeiter auswählen
Mitarbeiterabteilung und Bezeichnung werden angezeigt

Zusätzliche Schritte

Schritte 3-7: Spesendetails

Abrechnungszeitraum oder Datumsbereich festlegen
Spesenart hinzufügen (Reise, Essen, Hotel usw.)
Spesendatum und Beschreibung eingeben
Ausgegebenen Betrag eingeben
Mehrere Ausgaben zu einer einzigen Abrechnung hinzufügen

Schritte 8-12: Belege anhängen

Rechnungen und Belege für jede Ausgabe hochladen
Steuerrechnung hinzufügen, falls für MwSt. zutreffend
Unterstützende Dokumente einschließen (Tickets, Buchungen)
Genehmigten Betrag festlegen, falls abweichend vom beantragten
Anmerkungen oder Begründung hinzufügen

Schritte 13-15: Einreichen & Verfolgen

Gesamtbetrag der Abrechnung überprüfen
Zur Genehmigung durch den Manager einreichen
Genehmigungsstatus verfolgen
Zahlung nach Buchungsverarbeitung erhalten

✅ Sie haben die Spesenerstattungsanleitung abgeschlossen!

Sie sind jetzt bereit, Spesenabrechnungen effizient einzureichen und zu verwalten.

Spesenerstattungsanleitung