मार्गदर्शिकाएँ पर वापस जाएँ
व्यापक मार्गदर्शिका

खरीद प्रबंधन गाइड

Laabam.One में मांग से लेकर माल प्राप्ति तक संपूर्ण खरीद वर्कफ़्लो में महारत हासिल करें।

45 मिनट
खरीद

खरीद अवलोकन

Laabam.One का प्रोक्योरमेंट मॉड्यूल आपके क्रय चक्र को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने, पारदर्शिता, नियंत्रण और लागत बचत सुनिश्चित करने के लिए एक मानकीकृत वर्कफ़्लो प्रदान करता है।

  • खरीद आवश्यकताओं को सुव्यवस्थित करें
  • कोटेशन के लिए अनुरोध प्रबंधित करें (आरएफक्यू)
  • विक्रेता कोटेशन की तुलना करें
  • खरीद ऑर्डर बनाएं और ट्रैक करें
  • रिकॉर्ड माल प्राप्त नोट्स (जीआरएन)
  • विक्रेता संबंध बनाए रखें
  • खरीद व्यय पर नियंत्रण रखें
  • प्राप्त माल की गुणवत्ता सुनिश्चित करें
  • ऑडिट अनुपालन में सुधार करें
  • इन्वेंट्री स्तर अनुकूलित करें

खरीद कार्यप्रवाह

5 मिनट

मानक खरीद प्रक्रिया

खरीद कार्यप्रवाह को समझने से खरीदारी को सुव्यवस्थित करने और खर्च पर नियंत्रण बनाए रखने में मदद मिलती है।

मानक खरीद प्रवाह:

  1. खरीद आवश्यकता: कर्मचारी आवश्यक वस्तुओं का अनुरोध करता है
  2. अनुमोदन: प्रबंधक/विभाग प्रमुख मांग को मंजूरी देते हैं
  3. कोटेशन के लिए अनुरोध (आरएफक्यू): संभावित विक्रेताओं को आरएफक्यू भेजें
  4. विक्रेता कोटेशन: कई विक्रेताओं से उद्धरण एकत्र करें
  5. कोटेशन तुलना: विक्रेता ऑफ़र का विश्लेषण और तुलना करें
  6. खरीद आदेश: चयनित विक्रेता के लिए पीओ बनाएं
  7. ऑर्डर ट्रैकिंग: डिलीवरी स्थिति की निगरानी करें
  8. प्राप्त माल नोट: माल की रिकार्ड प्राप्ति
  9. गुणवत्ता जांच: गुणवत्ता और मात्रा सत्यापित करें
  10. चालान प्रसंस्करण: पीओ और जीआरएन के साथ चालान का मिलान करें

संपूर्ण खरीद वर्कफ़्लो का पालन करने से उचित नियंत्रण, बेहतर मूल्य निर्धारण और ऑडिट अनुपालन सुनिश्चित होता है।

खरीद आवश्यकताएँ

10 मिनटों

खरीद आवश्यकताएँ बनाना

क्रय माँगें कर्मचारियों या विभागों द्वारा आवश्यक वस्तुओं या सेवाओं के लिए आंतरिक अनुरोध हैं।

अनुरोध बनाने के चरण:

  1. प्रोक्योरमेंट → रिक्वायरमेंट → परचेज रिक्वायरमेंट पर नेविगेट करें
  2. +नई मांग पर क्लिक करें
  3. विवरण दर्ज करें: शीर्षक, विभाग, आवश्यक तिथि, उद्देश्य
  4. आइटम जोड़ें: नाम, मात्रा, इकाई, मूल्य, बजट कोड
  5. सहायक दस्तावेज़ या विशिष्टताएँ संलग्न करें
  6. कुल अनुमानित मूल्य की समीक्षा करें
  7. अनुमोदन के लिए सबमिट पर क्लिक करें

मांग अनुमोदन वर्कफ़्लो:

  • मानक अनुरोधों के लिए विभाग प्रमुख का अनुमोदन
  • उच्च मूल्य वाली वस्तुओं के लिए प्रबंधन अनुमोदन
  • खरीद टीम को स्वचालित अधिसूचना
  • अपूर्ण अनुरोधों के लिए अस्वीकृति प्रतिक्रिया

ट्रैकिंग आवश्यकताएँ:

  • मॉनिटर स्थिति: ड्राफ्ट, लंबित, स्वीकृत, अस्वीकृत
  • आरएफक्यू या पीओ से सीधे लिंक करें
  • पूर्ति रिपोर्ट तैयार करें

अनुमोदन और खरीद प्रक्रियाओं के लिए समय देने के लिए पहले से ही मांगें जमा करें।

कोटेशन के लिए अनुरोध (आरएफक्यू)

10 मिनटों

आरएफक्यू बनाना और प्रबंधित करना

कोटेशन के लिए अनुरोध आपको कई विक्रेताओं से प्रतिस्पर्धी कोटेशन मांगने की अनुमति देता है।

आरएफक्यू बनाने के चरण:

  1. खरीद → सोर्सिंग → आरएफक्यू पर नेविगेट करें
  2. + नया आरएफक्यू पर क्लिक करें (या अनुमोदित मांग से बनाएं)
  3. समय सीमा और डिलीवरी आवश्यकता तिथियां निर्धारित करें
  4. तकनीकी विशिष्टताएँ और गुणवत्ता मानक जोड़ें
  5. विक्रेताओं का चयन करें (न्यूनतम 3 अनुशंसित)
  6. नियम एवं शर्तों की समीक्षा करें
  7. चयनित विक्रेताओं को आरएफक्यू भेजें

आरएफक्यू विशेषताएं:

  • विक्रेताओं के साथ सीधा ईमेल एकीकरण
  • सभी भेजे गए आरएफक्यू के लिए सिस्टम ट्रैकिंग
  • स्वचालित समय सीमा अनुस्मारक
  • प्रतिक्रिया ट्रैकिंग डैशबोर्ड

सर्वोत्तम मूल्य निर्धारण और शर्तों की तुलना के लिए हमेशा कम से कम 3 विक्रेताओं से उद्धरण प्राप्त करें।

विक्रेता कोटेशन

8 मिनट

विक्रेता कोटेशन रिकार्ड करना

अपने आरएफक्यू के जवाब में विक्रेताओं से प्राप्त कोटेशन कैप्चर करें।

विक्रेता कोटेशन दर्ज करना:

  1. खरीद → सोर्सिंग → विक्रेता कोटेशन पर नेविगेट करें
  2. संबंधित आरएफक्यू से लिंक करें
  3. विक्रेता संदर्भ और वैधता तिथियां दर्ज करें
  4. इनपुट आइटम का मूल्य निर्धारण, कर और वितरण शुल्क
  5. लीड समय और भुगतान शर्तें निर्दिष्ट करें
  6. विक्रेता का मूल कोटेशन दस्तावेज़ अपलोड करें

कोटेशन प्रबंधित करना:

  • ट्रैक स्थिति: प्राप्त, समीक्षाधीन, चयनित
  • समाप्त हो चुके ऑफ़र से बचने के लिए वैधता की निगरानी करें
  • विक्रेता संचार इतिहास बनाए रखें

उद्धरण तुलना

7 मिनट

विक्रेता कोटेशन की तुलना करना

सूचित निर्णय लेने के लिए कई विक्रेता कोटेशनों का एक साथ विश्लेषण और तुलना करें।

उद्धरण तुलना का उपयोग करना:

  1. खरीद → सोर्सिंग → कोटेशन तुलना पर नेविगेट करें
  2. तुलना के लिए लक्ष्य आरएफक्यू का चयन करें
  3. इकाई कीमतों और कुल लागत का विश्लेषण करें
  4. लीड समय और भुगतान शर्तों की तुलना करें
  5. वारंटी और विक्रेता प्रदर्शन की समीक्षा करें
  6. विजेता विक्रेता की पहचान करें और रिपोर्ट तैयार करें

मूल्यांकन के मानदंड:

  • मूल्य: शुल्क सहित कुल पहुंच लागत
  • गुणवत्ता: तकनीकी विशिष्टताओं का अनुपालन
  • डिलिवरी: डिलिवरी समयसीमा की विश्वसनीयता
  • शर्तें: अनुकूल भुगतान शर्तें
  • सेवा: बिक्री के बाद समर्थन और वारंटी

हमेशा सबसे कम कीमत का चयन न करें. गुणवत्ता और विश्वसनीयता सहित कुल मूल्य पर विचार करें।

खरीद आदेश

12 मिनट

क्रय आदेश बनाना और प्रबंधित करना

खरीद आदेश (पीओ) सामान या सेवाओं का ऑर्डर देने के लिए विक्रेताओं को भेजे जाने वाले औपचारिक दस्तावेज हैं।

क्रय आदेश बनाना:

  1. खरीद → ऑर्डर → खरीद ऑर्डर पर नेविगेट करें
  2. चयनित विक्रेता कोटेशन से पीओ उत्पन्न करें
  3. डिलीवरी और बिलिंग पते सत्यापित करें
  4. लाइन आइटम, मूल्य निर्धारण और करों की समीक्षा करें
  5. विशेष वितरण निर्देश जोड़ें
  6. अनुमोदन के लिए सबमिट करें और विक्रेता को भेजें

पीओ स्थिति ट्रैकिंग:

  • ड्राफ्ट/लंबित अनुमोदन
  • अनुमोदित/विक्रेता को भेजा गया
  • विक्रेता द्वारा पुष्टि की गई
  • आंशिक रूप से प्राप्त/पूर्ण
  • रद्द या बंद

हमेशा विक्रेता से पीओ स्वीकृति और अपेक्षित डिलीवरी तिथि की लिखित पुष्टि प्राप्त करें।

माल प्राप्त नोट (जीआरएन)

10 मिनटों

माल की रसीद रिकार्ड करना

जीआरएन तब बनाया जाता है जब आप विक्रेताओं से सामान प्राप्त करते हैं, मात्रा और गुणवत्ता की पुष्टि करते हैं।

जीआरएन बनाना:

  1. खरीद → प्राप्ति → जीआरएन पर नेविगेट करें
  2. संबंधित क्रय आदेश का चयन करें
  3. डिलीवरी नोट नंबर और वाहन विवरण दर्ज करें
  4. प्राप्त मात्रा बनाम स्वीकृत मात्रा सत्यापित करें
  5. गुणवत्ता निरीक्षण करें और दोषों को रिकॉर्ड करें
  6. निरीक्षण रिपोर्ट या मुद्दों की तस्वीरें अपलोड करें
  7. इन्वेंट्री स्तर अपडेट करने के लिए जीआरएन सबमिट करें

अस्वीकरणों को संभालना:

  • अस्वीकृत मात्रा और कारण रिकार्ड करें
  • खरीद वापसी दस्तावेज़ बनाएँ
  • प्रतिस्थापन या क्रेडिट नोट के लिए विक्रेता को सूचित करें

सामान स्वीकार करने से पहले हमेशा गुणवत्ता निरीक्षण करें। एक बार जीआरएन जमा हो जाने के बाद, इन्वेंट्री अपडेट हो जाती है।

त्वरित कार्रवाई

3 मिनट

खरीद त्वरित कार्रवाइयों का उपयोग करना

त्वरित क्रियाएँ अक्सर उपयोग किए जाने वाले खरीद कार्यों के लिए शॉर्टकट प्रदान करती हैं।

उपलब्ध त्वरित कार्रवाइयां:

  • नई खरीद मांग
  • कोटेशन के लिए नया अनुरोध
  • नया क्रय आदेश
  • नया माल प्राप्त नोट

तेज़ डेटा प्रविष्टि के लिए मॉड्यूल के भीतर किसी भी पृष्ठ से त्वरित क्रियाओं का उपयोग करें।

सर्वोत्तम प्रथाएं

  • पर्याप्त लीड समय देने के लिए पहले से योजना बनाएं
  • सर्वोत्तम मूल्य के लिए कम से कम 3 प्रतिस्पर्धी बोलियाँ प्राप्त करें
  • सभी आरएफक्यू में स्पष्ट विशिष्टताएँ प्रदान करें
  • सभी विक्रेता संचार और फ़ाइलों का दस्तावेज़ीकरण करें
  • रसीद पर हमेशा गुणवत्ता जांच करें
  • इन्वेंट्री को सटीक रखने के लिए तुरंत जीआरएन रिकॉर्ड करें
  • समय-समय पर विक्रेता के प्रदर्शन का मूल्यांकन करें
  • मासिक रूप से बजट के अनुसार खर्च की निगरानी करें

आपने प्रोक्योरमेंट मॉड्यूल गाइड पूरा कर लिया है!

अब आपको Laabam.One ERP में संपूर्ण खरीद प्रक्रिया का व्यापक ज्ञान हो गया है।