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Guide complet

Guide de gestion des achats

Maîtrisez le workflow complet des achats, de la demande à la réception des marchandises dans Laabam.One.

45 minutes
Approvisionnement

Aperçu des achats

Le module Achats de Laabam.One fournit un flux de travail standardisé pour gérer efficacement votre cycle d'achat, garantissant transparence, contrôle et économies de coûts.

  • ✅ Rationalisez les demandes d’achat
  • ✅ Gérer les demandes de devis (RFQ)
  • ✅ Comparez les devis des fournisseurs
  • ✅ Créer et suivre les bons de commande
  • ✅ Enregistrer les bons de réception des marchandises (GRN)
  • ✅ Entretenir les relations avec les fournisseurs
  • ✅ Contrôler les dépenses d’approvisionnement
  • ✅ Assurer la qualité des marchandises reçues
  • ✅ Améliorer la conformité des audits
  • ✅ Optimiser les niveaux de stocks

Flux de travail d'approvisionnement

5 minutes

Le processus d'approvisionnement standard

Comprendre le flux de travail des achats permet de rationaliser les achats et de garder le contrôle des dépenses.

Flux d'approvisionnement standard :

  1. Demande d'achat : l'employé demande les articles nécessaires
  2. Approbation : le gestionnaire/chef de service approuve la demande
  3. Demande de devis (RFQ) : envoyer une demande de prix à des fournisseurs potentiels
  4. Devis des fournisseurs : collectez les devis de plusieurs fournisseurs
  5. Comparaison de devis : analyser et comparer les offres des fournisseurs
  6. Bon de commande : créer un bon de commande pour le fournisseur sélectionné
  7. Suivi des commandes : surveiller l'état de la livraison
  8. Remarque sur les marchandises reçues : Enregistrer la réception des marchandises
  9. Contrôle qualité : vérifier la qualité et la quantité
  10. Traitement des factures : faire correspondre la facture avec le bon de commande et le GRN

Le suivi du flux de travail d'approvisionnement complet garantit des contrôles appropriés, de meilleurs prix et la conformité aux audits.

Demandes d'achat

10 minutes

Création de demandes d'achat

Les demandes d'achat sont des demandes internes d'articles ou de services nécessaires aux employés ou aux services.

Étapes pour créer une demande :

  1. Accédez à Approvisionnement → Demandes → Demandes d'achat
  2. Cliquez sur + Nouvelle demande
  3. Entrez les détails : titre, département, date requise, objectif
  4. Ajouter des éléments : Nom, Quantité, Unité, Prix, Code budgétaire
  5. Joindre des pièces justificatives ou des spécifications
  6. Vérifier la valeur totale estimée
  7. Cliquez sur Soumettre pour approbation

Flux de travail d'approbation des demandes :

  • • Approbation du chef de département pour les demandes standards
  • • Approbation de la direction pour les articles de grande valeur
  • • Notification automatique à l'équipe d'approvisionnement
  • • Retour de rejet pour les demandes incomplètes

Suivi des demandes :

  • • Statut du moniteur : Brouillon, En attente, Approuvé, Rejeté
  • • Lien direct vers les demandes de prix ou les bons de commande
  • • Générer des rapports d'exécution

Soumettez les demandes longtemps à l’avance pour laisser du temps aux processus d’approbation et d’approvisionnement.

Demande de devis (RFQ)

10 minutes

Création et gestion des appels d'offres

La demande de devis vous permet de solliciter des devis compétitifs auprès de plusieurs fournisseurs.

Étapes pour créer une demande de prix :

  1. Accédez à Approvisionnement → Sourcing → RFQ
  2. Cliquez sur + Nouvelle demande d'offre (ou créez à partir d'une demande approuvée)
  3. Fixer les dates limites et les dates de livraison
  4. Ajouter des spécifications techniques et des normes de qualité
  5. Sélectionnez les fournisseurs (minimum 3 recommandés)
  6. Consulter les termes et conditions
  7. Envoyer une demande de prix aux fournisseurs sélectionnés

Caractéristiques de la demande de prix :

  • • Intégration directe du courrier électronique avec les fournisseurs
  • • Suivi du système pour toutes les demandes d'offres envoyées
  • • Rappels automatiques des délais
  • • Tableau de bord de suivi des réponses

Obtenez toujours des devis d’au moins 3 fournisseurs pour une meilleure comparaison des prix et des conditions.

Devis des fournisseurs

8 minutes

Enregistrement des devis des fournisseurs

Capturez les devis reçus des fournisseurs en réponse à vos appels d'offres.

Saisir un devis fournisseur :

  1. Accédez à Approvisionnement → Sourcing → Devis des fournisseurs
  2. Lien vers l'appel d'offres correspondant
  3. Saisir la référence du fournisseur et les dates de validité
  4. Saisissez le prix des articles, les taxes et les frais de livraison
  5. Préciser les délais et les conditions de paiement
  6. Télécharger le document de devis original du fournisseur

Gestion des devis :

  • • Statut du suivi : Reçu, En cours de révision, Sélectionné
  • • Surveillez la validité pour éviter les offres expirées
  • • Maintenir l'historique des communications avec les fournisseurs

Comparaison des devis

7 minutes

Comparaison des offres des fournisseurs

Analysez et comparez côte à côte plusieurs devis de fournisseurs pour prendre des décisions éclairées.

Utilisation de la comparaison de devis :

  1. Accédez à Approvisionnement → Sourcing → Comparaison des offres
  2. Sélectionnez l'appel d'offres cible pour comparaison
  3. Analyser les prix unitaires et les coûts totaux
  4. Comparez les délais de livraison et les conditions de paiement
  5. Examiner la garantie et les performances du fournisseur
  6. Identifiez le fournisseur gagnant et générez un rapport

Critères d'évaluation :

  • • Prix : Coût total au débarquement, frais compris
  • • Qualité : Respect des spécifications techniques
  • • Livraison : Fiabilité des délais de livraison
  • • Conditions : Conditions de paiement avantageuses
  • • Service : support après-vente et garantie

Ne choisissez pas toujours le prix le plus bas. Considérez la valeur totale, y compris la qualité et la fiabilité.

Bons de commande

12 minutes

Création et gestion des bons de commande

Les bons de commande (PO) sont des documents formels envoyés aux fournisseurs pour commander des biens ou des services.

Création d'un bon de commande :

  1. Accédez à Approvisionnement → Commandes → Bons de commande
  2. Générer un bon de commande à partir du devis du fournisseur sélectionné
  3. Vérifier les adresses de livraison et de facturation
  4. Examiner les éléments de campagne, les prix et les taxes
  5. Ajouter des instructions de livraison spéciales
  6. Soumettre pour approbation et envoyer au fournisseur

Suivi du statut du bon de commande :

  • • Projet / En attente d'approbation
  • • Approuvé / Envoyé au fournisseur
  • • Confirmé par le fournisseur
  • • Partiellement reçu/terminé
  • • Annulé ou fermé

Obtenez toujours une confirmation écrite du fournisseur sur l’acceptation du bon de commande et la date de livraison prévue.

Notes de réception de marchandises (GRN)

10 minutes

Enregistrement de la réception des marchandises

GRN est créé lorsque vous recevez des marchandises des fournisseurs, en vérifiant la quantité et la qualité.

Créer un GRN :

  1. Accédez à Approvisionnement → Réception → GRN
  2. Sélectionnez le bon de commande associé
  3. Saisissez le numéro du bon de livraison et les détails du véhicule
  4. Vérifier la quantité reçue par rapport à la quantité acceptée
  5. Effectuer une inspection de qualité et enregistrer les défauts
  6. Téléchargez des rapports d'inspection ou des photos de problèmes
  7. Soumettre GRN pour mettre à jour les niveaux de stock

Gestion des refus :

  • • Enregistrer la quantité rejetée et les raisons
  • • Créer des documents de retour d'achat
  • • Informer le fournisseur pour un remplacement ou une note de crédit

Effectuez toujours une inspection de qualité avant d’accepter les marchandises. Une fois le GRN soumis, l’inventaire est mis à jour.

Actions rapides

3 minutes

Utiliser les actions rapides d'approvisionnement

Les actions rapides fournissent des raccourcis vers les tâches d'approvisionnement fréquemment utilisées.

Actions rapides disponibles :

  • • Nouvelle demande d'achat
  • • Nouvelle demande de devis
  • • Nouveau bon de commande
  • • Note de nouvelle marchandise reçue

Utilisez les actions rapides à partir de n’importe quelle page du module pour une saisie de données plus rapide.

Meilleures pratiques

  • ✅ Planifiez à l’avance pour prévoir un délai d’exécution suffisant
  • ✅ Obtenez au moins 3 offres compétitives pour le meilleur rapport qualité-prix
  • ✅ Fournir des spécifications claires dans toutes les demandes de prix
  • ✅ Documenter toutes les communications et tous les fichiers du fournisseur
  • ✅ Effectuez toujours des contrôles de qualité à la réception
  • ✅ Enregistrez immédiatement les GRN pour maintenir l’inventaire précis
  • ✅ Évaluer périodiquement les performances des fournisseurs
  • ✅ Surveiller mensuellement les dépenses par rapport aux budgets

Vous avez terminé le guide du module Achats !

Vous disposez désormais d’une connaissance approfondie de l’ensemble du processus d’approvisionnement dans l’ERP Laabam.One.

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