Guía de gestión de adquisiciones

Flujo de adquisiciones estándar:

1. Solicitud de compra: el empleado solicita los artículos necesarios
2. Aprobación: El gerente/jefe de departamento aprueba la solicitud
3. Solicitud de cotización (RFQ): envíe RFQ a proveedores potenciales
4. Cotizaciones de proveedores: recopile cotizaciones de múltiples proveedores
5. Comparación de cotizaciones: analice y compare ofertas de proveedores
6. Orden de compra: crear orden de compra para el proveedor seleccionado
7. Seguimiento de pedidos: controlar el estado de entrega
8. Nota de Mercancías Recibidas: Registro de recepción de mercancías.
9. Control de calidad: verificar la calidad y la cantidad.
10. Procesamiento de facturas: haga coincidir la factura con PO y GRN

Pasos para crear una solicitud:

1. Vaya a Adquisiciones → Solicitudes → Solicitudes de compra
2. Haga clic en + Nueva Solicitud
3. Ingrese los detalles: Título, Departamento, Fecha requerida, Propósito
4. Agregar artículos: Nombre, Cantidad, Unidad, Precio, Código de presupuesto
5. Adjunte documentos de respaldo o especificaciones
6. Revisar el valor total estimado
7. Haga clic en Enviar para aprobación

Flujo de trabajo de aprobación de solicitudes:

• • Aprobación del jefe de departamento para solicitudes estándar
• • Aprobación de la gerencia para artículos de alto valor
• • Notificación automática al equipo de adquisiciones
• • Comentarios de rechazo para solicitudes incompletas

Seguimiento de solicitudes:

• • Estado del monitor: Borrador, Pendiente, Aprobado, Rechazado
• • Enlace a RFQ o PO directamente
• • Generar informes de cumplimiento

Pasos para crear una solicitud de cotización:

1. Vaya a Adquisiciones → Abastecimiento → Solicitudes de cotización
2. Haga clic en + Nueva RFQ (o cree a partir de una solicitud aprobada)
3. Establecer fechas límite y requisitos de entrega
4. Añadir especificaciones técnicas y estándares de calidad.
5. Seleccionar proveedores (se recomienda mínimo 3)
6. Revisar términos y condiciones
7. Enviar RFQ a proveedores seleccionados

Características de la solicitud de cotización:

• • Integración directa de correo electrónico con proveedores
• • Seguimiento del sistema para todas las RFQ enviadas
• • Recordatorios automáticos de fechas límite
• • Panel de seguimiento de respuestas

Ingresar una cotización de proveedor:

1. Vaya a Adquisiciones → Abastecimiento → Cotizaciones de proveedores
2. Enlace a la RFQ correspondiente
3. Ingrese la referencia del proveedor y las fechas de validez
4. Ingrese el precio, los impuestos y los cargos de envío de los artículos
5. Especificar plazos de entrega y condiciones de pago.
6. Cargar el documento de cotización original del proveedor

Gestión de cotizaciones:

• • Estado del seguimiento: recibido, en revisión, seleccionado
• • Supervisar la validez para evitar ofertas caducadas
• • Mantener el historial de comunicación con el proveedor.

Usando la comparación de cotizaciones:

1. Vaya a Adquisiciones → Adquisiciones → Comparación de cotizaciones
2. Seleccione la RFQ de destino para comparar
3. Analizar precios unitarios y costos totales.
4. Comparar plazos de entrega y condiciones de pago
5. Revisar la garantía y el desempeño del proveedor
6. Identificar al proveedor ganador y generar informe.

Criterios de evaluación:

• • Precio: Costo total en destino, incluidos los cargos.
• • Calidad: Cumplimiento de las especificaciones técnicas.
• • Entrega: Fiabilidad de los plazos de entrega
• • Términos: Condiciones de pago favorables
• • Servicio: Soporte postventa y garantía.

Crear una orden de compra:

1. Vaya a Adquisiciones → Órdenes → Órdenes de compra
2. Generar orden de compra a partir de la cotización del proveedor seleccionado
3. Verificar direcciones de entrega y facturación
4. Revisar líneas de pedido, precios e impuestos
5. Agregar instrucciones de entrega especiales
6. Enviar para aprobación y enviar al proveedor

Seguimiento del estado de la orden de compra:

• • Borrador / Pendiente de Aprobación
• • Aprobado/Enviado al Proveedor
• • Confirmado por el proveedor
• • Parcialmente recibido/completado
• • Cancelado o Cerrado

Creando un GRN:

1. Vaya a Adquisiciones → Recepción → GRN
2. Seleccione la Orden de Compra relacionada
3. Introduce el número de albarán y los datos del vehículo.
4. Verificar la cantidad recibida versus la cantidad aceptada
5. Realizar inspecciones de calidad y registrar defectos.
6. Cargue informes de inspección o fotografías de problemas
7. Enviar GRN para actualizar los niveles de inventario

Manejo de rechazos:

• • Registrar la cantidad rechazada y los motivos
• • Crear documentos de devolución de compra
• • Notificar al proveedor para reemplazo o nota de crédito

Acciones rápidas disponibles:

• • Nueva solicitud de compra
• • Nueva Solicitud de Cotización
• • Nueva orden de compra
• • Nota de recepción de nuevos productos