Zurück zu den Reiseführern
Umfassender Leitfaden

Leitfaden zum Beschaffungsmanagement

Beherrschen Sie den kompletten Beschaffungsworkflow von der Anforderung bis zum Wareneingang in Laabam.One.

45 Min
Beschaffung

Beschaffungsübersicht

Das Beschaffungsmodul von Laabam.One bietet einen standardisierten Workflow zur effizienten Verwaltung Ihres Einkaufszyklus und sorgt so für Transparenz, Kontrolle und Kosteneinsparungen.

  • ✅ Optimieren Sie Bestellanforderungen
  • ✅ Angebotsanfragen (RFQ) verwalten
  • ✅ Vergleichen Sie Anbieterangebote
  • ✅ Erstellen und verfolgen Sie Bestellungen
  • ✅ Wareneingangsscheine (GRN) erfassen
  • ✅ Pflegen Sie Lieferantenbeziehungen
  • ✅ Kontrollieren Sie die Beschaffungsausgaben
  • ✅ Stellen Sie die Qualität der erhaltenen Waren sicher
  • ✅ Verbessern Sie die Audit-Compliance
  • ✅ Optimieren Sie die Lagerbestände

Beschaffungsworkflow

5 Minuten

Der Standard-Beschaffungsprozess

Das Verständnis des Beschaffungsworkflows hilft, den Einkauf zu rationalisieren und die Kontrolle über die Ausgaben zu behalten.

Standard-Beschaffungsablauf:

  1. Bestellanforderung: Der Mitarbeiter fordert die benötigten Artikel an
  2. Genehmigung: Manager/Abteilungsleiter genehmigt die Anforderung
  3. Angebotsanfrage (RFQ): Senden Sie eine Angebotsanfrage an potenzielle Anbieter
  4. Lieferantenangebote: Sammeln Sie Angebote von mehreren Lieferanten
  5. Angebotsvergleich: Analysieren und vergleichen Sie Anbieterangebote
  6. Bestellung: Erstellen Sie eine Bestellung für den ausgewählten Lieferanten
  7. Auftragsverfolgung: Überwachen Sie den Lieferstatus
  8. Hinweis zum Wareneingang: Erfassen Sie den Wareneingang
  9. Qualitätsprüfung: Überprüfen Sie Qualität und Quantität
  10. Rechnungsverarbeitung: Rechnung mit Bestellung und GRN abgleichen

Die Einhaltung des gesamten Beschaffungsworkflows gewährleistet ordnungsgemäße Kontrollen, bessere Preise und die Einhaltung von Audits.

Bestellanforderungen

10 Minuten

Bestellanforderungen erstellen

Bestellanforderungen sind interne Anfragen für Artikel oder Dienstleistungen, die von Mitarbeitern oder Abteilungen benötigt werden.

Schritte zum Erstellen einer Stellenausschreibung:

  1. Navigieren Sie zu Beschaffung → Anforderungen → Bestellanforderungen
  2. Klicken Sie auf + Neue Anforderung
  3. Geben Sie Details ein: Titel, Abteilung, erforderliches Datum, Zweck
  4. Elemente hinzufügen: Name, Menge, Einheit, Preis, Budgetcode
  5. Fügen Sie Belege oder Spezifikationen bei
  6. Überprüfen Sie den geschätzten Gesamtwert
  7. Klicken Sie auf Zur Genehmigung einreichen

Arbeitsablauf zur Anforderungsgenehmigung:

  • • Genehmigung des Abteilungsleiters für Standardanfragen
  • • Genehmigung des Managements für hochwertige Artikel
  • • Automatische Benachrichtigung an das Beschaffungsteam
  • • Ablehnungsrückmeldung für unvollständige Anfragen

Verfolgung von Anforderungen:

  • • Überwachungsstatus: Entwurf, Ausstehend, Genehmigt, Abgelehnt
  • • Direkter Link zu RFQs oder Bestellungen
  • • Erstellen Sie Erfüllungsberichte

Reichen Sie Anforderungen rechtzeitig ein, um Zeit für Genehmigungs- und Beschaffungsprozesse zu haben.

Angebotsanfrage (RFQ)

10 Minuten

RFQs erstellen und verwalten

Mit der Angebotsanfrage können Sie wettbewerbsfähige Angebote von mehreren Anbietern einholen.

Schritte zum Erstellen einer Angebotsanfrage:

  1. Navigieren Sie zu Beschaffung → Beschaffung → RFQs
  2. Klicken Sie auf + Neue Angebotsanfrage (oder erstellen Sie eine aus genehmigter Anforderung).
  3. Legen Sie Fristen und Liefertermine fest
  4. Fügen Sie technische Spezifikationen und Qualitätsstandards hinzu
  5. Wählen Sie Anbieter aus (mindestens 3 empfohlen)
  6. Lesen Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen
  7. Senden Sie eine Angebotsanfrage an ausgewählte Anbieter

RFQ-Funktionen:

  • • Direkte E-Mail-Integration mit Anbietern
  • • Systemverfolgung für alle gesendeten RFQs
  • • Automatische Terminerinnerungen
  • • Dashboard zur Antwortverfolgung

Holen Sie immer Angebote von mindestens drei Anbietern ein, um die besten Preise und Konditionen zu vergleichen.

Lieferantenangebote

8 Minuten

Erfassen von Lieferantenangeboten

Erfassen Sie Angebote, die Sie von Lieferanten als Reaktion auf Ihre Ausschreibungen erhalten.

Eingeben eines Lieferantenangebots:

  1. Navigieren Sie zu Beschaffung → Beschaffung → Lieferantenangebote
  2. Link zur entsprechenden Ausschreibung
  3. Geben Sie Lieferantenreferenz und Gültigkeitsdaten ein
  4. Geben Sie Artikelpreise, Steuern und Versandkosten ein
  5. Geben Sie Lieferzeit und Zahlungsbedingungen an
  6. Laden Sie das Originalangebotsdokument des Lieferanten hoch

Angebote verwalten:

  • • Trackstatus: Eingegangen, In Prüfung, Ausgewählt
  • • Überwachen Sie die Gültigkeit, um abgelaufene Angebote zu vermeiden
  • • Behalten Sie den Verlauf der Lieferantenkommunikation bei

Angebotsvergleich

7 Minuten

Vergleichen von Lieferantenangeboten

Analysieren und vergleichen Sie die Angebote mehrerer Anbieter nebeneinander, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Angebotsvergleich nutzen:

  1. Navigieren Sie zu Beschaffung → Beschaffung → Angebotsvergleich
  2. Wählen Sie die Zielanfrage zum Vergleich aus
  3. Analysieren Sie Stückpreise und Gesamtkosten
  4. Vergleichen Sie Lieferzeiten und Zahlungsbedingungen
  5. Überprüfen Sie die Garantie und die Leistung des Anbieters
  6. Identifizieren Sie den erfolgreichen Anbieter und erstellen Sie einen Bericht

Bewertungskriterien:

  • • Preis: Gesamte Anschaffungskosten einschließlich Gebühren
  • • Qualität: Einhaltung technischer Spezifikationen
  • • Lieferung: Zuverlässigkeit der Lieferfristen
  • • Konditionen: Günstige Zahlungsbedingungen
  • • Service: Kundendienst und Garantie

Wählen Sie nicht immer den niedrigsten Preis. Berücksichtigen Sie den Gesamtwert einschließlich Qualität und Zuverlässigkeit.

Bestellungen

12 Minuten

Bestellungen erstellen und verwalten

Bestellungen (PO) sind formelle Dokumente, die an Lieferanten gesendet werden, um Waren oder Dienstleistungen zu bestellen.

Erstellen einer Bestellung:

  1. Navigieren Sie zu Beschaffung → Bestellungen → Bestellungen
  2. Generieren Sie eine Bestellung aus dem Angebot des ausgewählten Lieferanten
  3. Überprüfen Sie Liefer- und Rechnungsadressen
  4. Überprüfen Sie Werbebuchungen, Preise und Steuern
  5. Fügen Sie spezielle Lieferanweisungen hinzu
  6. Zur Genehmigung einreichen und an den Anbieter senden

Verfolgung des Bestellstatus:

  • • Entwurf/ausstehende Genehmigung
  • • Genehmigt / an den Verkäufer gesendet
  • • Vom Anbieter bestätigt
  • • Teilweise erhalten/abgeschlossen
  • • Abgesagt oder geschlossen

Lassen Sie sich vom Lieferanten immer eine schriftliche Bestätigung über die Annahme der Bestellung und den voraussichtlichen Liefertermin bestätigen.

Wareneingangsscheine (GRN)

10 Minuten

Wareneingang erfassen

GRN wird erstellt, wenn Sie Waren von Lieferanten erhalten, wobei Quantität und Qualität überprüft werden.

GRN erstellen:

  1. Navigieren Sie zu Beschaffung → Wareneingang → GRN
  2. Wählen Sie die zugehörige Bestellung aus
  3. Geben Sie die Lieferscheinnummer und die Fahrzeugdaten ein
  4. Überprüfen Sie die empfangene Menge im Vergleich zur akzeptierten Menge
  5. Führen Sie Qualitätsprüfungen durch und dokumentieren Sie Mängel
  6. Laden Sie Inspektionsberichte oder Fotos von Problemen hoch
  7. Senden Sie GRN, um die Lagerbestände zu aktualisieren

Umgang mit Ablehnungen:

  • • Notieren Sie die abgelehnte Menge und die Gründe
  • • Erstellen Sie Kaufrückgabedokumente
  • • Benachrichtigen Sie den Lieferanten für Ersatz oder Gutschrift

Führen Sie stets eine Qualitätsprüfung durch, bevor Sie Waren annehmen. Sobald die GRN übermittelt wurde, wird der Bestand aktualisiert.

Schnelle Aktionen

3 Minuten

Verwenden von Beschaffungs-Schnellaktionen

Schnellaktionen bieten Verknüpfungen zu häufig verwendeten Beschaffungsaufgaben.

Verfügbare Schnellaktionen:

  • • Neue Bestellanforderung
  • • Neue Angebotsanfrage
  • • Neue Bestellung
  • • Hinweis zum Erhalt neuer Waren

Verwenden Sie Schnellaktionen auf jeder Seite des Moduls für eine schnellere Dateneingabe.

Best Practices

  • ✅ Planen Sie im Voraus, um ausreichend Vorlaufzeit einzuplanen
  • ✅ Holen Sie mindestens 3 wettbewerbsfähige Angebote ein, um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen
  • ✅ Geben Sie in allen Ausschreibungen klare Spezifikationen an
  • ✅ Dokumentieren Sie die gesamte Lieferantenkommunikation und alle Dateien
  • ✅ Führen Sie stets Qualitätskontrollen beim Empfang durch
  • ✅ Erfassen Sie GRNs sofort, um den Bestand korrekt zu halten
  • ✅ Bewerten Sie die Leistung des Anbieters regelmäßig
  • ✅ Überwachen Sie die Ausgaben monatlich im Vergleich zu den Budgets

Sie haben den Leitfaden zum Beschaffungsmodul abgeschlossen!

Sie verfügen nun über umfassende Kenntnisse des gesamten Beschaffungsprozesses in Laabam.One ERP.

Zurück zu allen AnleitungenWeiter: CRM-Leitfaden