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総合ガイド

調達管理ガイド

Laabam.One での購買依頼から商品受領までの完全な調達ワークフローをマスターします。

45分
調達

調達概要

Laabam.One の調達モジュールは、購入サイクルを効率的に管理するための標準化されたワークフローを提供し、透明性、管理、コスト削減を保証します。

  • 購入申請を合理化する
  • 見積依頼 (RFQ) の管理
  • ベンダーの見積もりを比較する
  • 注文書の作成と追跡
  • 商品受領メモを記録する (GRN)
  • ベンダーとの関係を維持する
  • 調達支出の管理
  • 受け取った商品の品質を保証する
  • 監査コンプライアンスの向上
  • 在庫レベルの最適化

調達ワークフロー

5分

標準的な調達プロセス

調達ワークフローを理解することは、購入を合理化し、支出の管理を維持するのに役立ちます。

標準的な調達フロー:

  1. 購入要求: 従業員が必要な品目を要求​​します
  2. 承認: マネージャー/部門長が要求を承認します。
  3. 見積依頼 (RFQ): 潜在的なベンダーに RFQ を送信します。
  4. ベンダーの見積もり: 複数のベンダーから見積もりを収集します。
  5. 見積もりの​​比較: ベンダーのオファーを分析して比較します。
  6. 発注書: 選択したベンダーの発注書を作成します
  7. 注文追跡: 配送状況を監視します
  8. 商品の受領 注: 商品の受領を記録する
  9. 品質チェック: 品質と量を確認します。
  10. 請求書処理: 請求書と PO および GRN を照合します。

完全な調達ワークフローに従うことで、適切な管理、より適切な価格設定、監査コンプライアンスが保証されます。

購入要求

10分

購買依頼書の作成

購入要求は、従業員または部門が必要とする品目またはサービスに対する内部要求です。

求人を作成する手順:

  1. 「調達」→「購買依頼」→「購買依頼」に移動します。
  2. 「+ 新規求人」をクリックします
  3. 詳細を入力します: 役職、部署、必須日付、目的
  4. 項目の追加: 名前、数量、単位、価格、予算コード
  5. 裏付け書類または仕様書を添付してください
  6. 合計推定値を確認する
  7. 「承認のために送信」をクリックします

申請承認ワークフロー:

  • 標準リクエストに対する部門長の承認
  • 高額商品に対する管理者の承認
  • 調達チームへの自動通知
  • 不完全なリクエストに対する拒否フィードバック

追跡要求:

  • ステータスの監視: ドラフト、保留中、承認済み、拒否済み
  • RFQ または PO に直接リンクする
  • フルフィルメントレポートを生成する

承認と調達プロセスに時間を確保できるよう、余裕を持って申請書を提出してください。

見積依頼 (RFQ)

10分

RFQ の作成と管理

見積依頼を使用すると、複数のベンダーから相見積もりを求めることができます。

RFQ を作成する手順:

  1. 調達 → ソーシング → RFQ に移動します。
  2. [+ 新しい RFQ] をクリックします (または承認された要求から作成します)。
  3. 締め切り日と納期を設定する
  4. 技術仕様と品質基準を追加
  5. ベンダーを選択します (最低 3 つを推奨)
  6. 利用規約を確認する
  7. 選択したベンダーに RFQ を送信します

RFQ の特徴:

  • ベンダーとの直接電子メール統合
  • 送信されたすべての RFQ のシステム追跡
  • 自動締め切りリマインダー
  • 応答追跡ダッシュボード

最良の価格設定と条件を比較するには、常に少なくとも 3 社のベンダーから見積もりを取得してください。

ベンダーの見積もり

8分

ベンダーの見積書の記録

RFQ に応じてベンダーから受け取った見積書を取得します。

ベンダー見積の入力:

  1. 「調達」→「調達」→「ベンダー見積」に移動します。
  2. 対応するRFQへのリンク
  3. ベンダー参照日と有効期限を入力します
  4. 商品の価格、税金、配送料を入力します
  5. リードタイムと支払い条件を指定する
  6. ベンダーのオリジナルの見積書をアップロードする

見積の管理:

  • トラックステータス: 受信済み、レビュー中、選択済み
  • 期限切れのオファーを回避するために有効性を監視する
  • ベンダーとの通信履歴を維持する

見積比較

7分

ベンダーの見積もりを比較する

複数のベンダーの見積もりを並べて分析および比較し、情報に基づいた意思決定を行います。

引用比較の使用:

  1. 「調達」→「調達」→「見積比較」に移動します。
  2. 比較対象のRFQを選択してください
  3. 単価と総コストを分析する
  4. リードタイムと支払い条件を比較する
  5. 保証とベンダーのパフォーマンスを確認する
  6. 勝者となるベンダーを特定し、レポートを生成する

評価基準:

  • 価格:諸費用を含む総陸揚げ費用
  • 品質: 技術仕様への準拠
  • 納品: 納品スケジュールの信頼性
  • 条件: 有利な支払い条件
  • サービス:アフターサポートと保証

常に最安値を選択する必要はありません。品質や信頼性も含めたトータルな価値をご検討ください。

注文書

12分

注文書の作成と管理

注文書 (PO) は、商品またはサービスを注文するためにベンダーに送信される正式な文書です。

注文書の作成:

  1. 「調達」→「注文」→「発注書」に移動します
  2. 選択したベンダー見積から発注書を生成
  3. 配送先住所と請求先住所を確認する
  4. 品目、価格設定、税金を確認する
  5. 特別な配送指示を追加する
  6. 承認のために送信してベンダーに送信する

POステータス追跡:

  • 草案 / 承認待ち
  • 承認/ベンダーに送信
  • ベンダーによる確認済み
  • 部分的に受信/完了
  • キャンセルまたはクローズ

発注書の受領と配達予定日については、必ずベンダーから書面による確認を取得してください。

入庫メモ (GRN)

10分

入庫の記録

GRN は、仕入先から商品を受け取るときに作成され、数量と品質が検証されます。

GRN の作成:

  1. 調達 → 受領 → GRN に移動します
  2. 関連する発注書を選択します
  3. 納品書番号と車両の詳細を入力します
  4. 受領数量と受領数量の検証
  5. 品質検査を実施し、欠陥を記録する
  6. 検査レポートまたは問題の写真をアップロードする
  7. 在庫レベルを更新するには GRN を送信してください

拒否の処理:

  • 拒否された数量とその理由を記録する
  • 購入返品書類の作成
  • ベンダーに交換またはクレジットノートを通知する

商品を受け入れる前に必ず品質検査を行ってください。 GRN が送信されると、在庫が更新されます。

クイックアクション

3分

調達クイックアクションの使用

クイック アクションは、頻繁に使用される調達タスクへのショートカットを提供します。

利用可能なクイックアクション:

  • 新規購入申請
  • 新規見積依頼
  • 新しい注文書
  • 新品入荷メモ

モジュール内の任意のページからクイック アクションを使用して、データ入力を高速化します。

ベストプラクティス

  • 十分なリードタイムを確保できるよう事前に計画を立てる
  • 最良の価格を得るには、少なくとも 3 つの競争入札を獲得してください
  • すべての RFQ で明確な仕様を提供する
  • すべてのベンダーとのコミュニケーションとファイルを文書化する
  • 受領時に必ず品質チェックを実行する
  • 在庫を正確に保つために GRN をすぐに記録します
  • ベンダーのパフォーマンスを定期的に評価する
  • 予算に対する支出を毎月監視する

これで調達モジュール ガイドは完了です。

これで、Laabam.One ERP の完全な調達プロセスに関する包括的な知識が得られました。