العودة إلى الأدلة
الدليل الشامل

دليل إدارة المشتريات

إتقان سير عمل المشتريات الكامل بدءًا من الطلب وحتى استلام البضائع في Laabam.One.

45 دقيقة
شراء

نظرة عامة على المشتريات

توفر وحدة المشتريات في Laabam.One سير عمل موحدًا لإدارة دورة الشراء الخاصة بك بكفاءة، مما يضمن الشفافية والتحكم وتوفير التكاليف.

  • تبسيط طلبات الشراء
  • إدارة طلب عروض الأسعار (RFQ)
  • قارن عروض أسعار البائعين
  • إنشاء وتتبع أوامر الشراء
  • تسجيل مذكرات استلام البضائع (GRN)
  • الحفاظ على علاقات البائعين
  • السيطرة على الإنفاق على المشتريات
  • التأكد من جودة البضائع المستلمة
  • تحسين الامتثال للتدقيق
  • تحسين مستويات المخزون

سير عمل المشتريات

5 دقائق

عملية الشراء القياسية

يساعد فهم سير عمل المشتريات على تبسيط عملية الشراء والحفاظ على التحكم في الإنفاق.

تدفق المشتريات القياسي:

  1. طلب الشراء: يطلب الموظف العناصر اللازمة
  2. الموافقة: يوافق المدير/رئيس القسم على الطلب
  3. طلب عرض الأسعار (RFQ): أرسل RFQ إلى البائعين المحتملين
  4. عروض أسعار البائعين: جمع عروض الأسعار من بائعين متعددين
  5. مقارنة عروض الأسعار: تحليل عروض البائعين ومقارنتها
  6. أمر الشراء: إنشاء أمر الشراء للمورد المحدد
  7. تتبع الطلب: مراقبة حالة التسليم
  8. ملاحظة البضائع المستلمة: سجل استلام البضائع
  9. فحص الجودة: التحقق من الجودة والكمية
  10. معالجة الفاتورة: قم بمطابقة الفاتورة مع أمر الشراء وGRN

يضمن اتباع سير عمل المشتريات الكامل وجود ضوابط مناسبة وتسعير أفضل والامتثال للتدقيق.

طلبات الشراء

10 دقائق

إنشاء طلبات الشراء

طلبات الشراء هي طلبات داخلية للعناصر أو الخدمات التي يحتاجها الموظفون أو الأقسام.

خطوات إنشاء الطلب:

  1. انتقل إلى المشتريات → الطلبات → طلبات الشراء
  2. انقر فوق + طلب جديد
  3. أدخل التفاصيل: العنوان، القسم، التاريخ المطلوب، الغرض
  4. إضافة عناصر: الاسم، الكمية، الوحدة، السعر، رمز الميزانية
  5. إرفاق المستندات أو المواصفات الداعمة
  6. مراجعة إجمالي القيمة المقدرة
  7. انقر فوق إرسال للموافقة

سير عمل الموافقة على الطلب:

  • موافقة رئيس القسم على الطلبات القياسية
  • موافقة الإدارة على العناصر ذات القيمة العالية
  • إشعار تلقائي لفريق المشتريات
  • ردود الفعل الرفض للطلبات غير المكتملة

طلبات التتبع:

  • حالة المراقبة: مسودة، معلقة، تمت الموافقة عليها، مرفوضة
  • الارتباط بطلبات عروض الأسعار أو أوامر الشراء مباشرة
  • إنشاء تقارير الإنجاز

قم بإرسال الطلبات مقدمًا بوقت طويل لإتاحة الوقت لعمليات الموافقة والشراء.

طلب عروض الأسعار (RFQ)

10 دقائق

إنشاء وإدارة طلبات عروض الأسعار

يتيح لك طلب عرض الأسعار طلب عروض أسعار تنافسية من بائعين متعددين.

خطوات إنشاء طلب عرض الأسعار:

  1. انتقل إلى المشتريات → تحديد المصادر → طلبات عروض الأسعار
  2. انقر فوق + طلب عرض أسعار جديد (أو قم بالإنشاء من طلب معتمد)
  3. تحديد الموعد النهائي وتواريخ متطلبات التسليم
  4. إضافة المواصفات الفنية ومعايير الجودة
  5. حدد الموردين (يوصى بـ 3 على الأقل)
  6. مراجعة الشروط والأحكام
  7. إرسال RFQ إلى البائعين المحددين

ميزات طلب عرض الأسعار:

  • تكامل البريد الإلكتروني المباشر مع البائعين
  • تتبع النظام لجميع طلبات الأسعار المرسلة
  • تذكير الموعد النهائي التلقائي
  • لوحة تحكم تتبع الاستجابة

احصل دائمًا على عروض أسعار من 3 بائعين على الأقل للحصول على أفضل الأسعار ومقارنة الشروط.

عروض أسعار البائعين

8 دقائق

تسجيل عروض أسعار البائعين

احصل على عروض الأسعار المستلمة من البائعين استجابةً لطلبات عروض الأسعار الخاصة بك.

إدخال عرض أسعار البائع:

  1. انتقل إلى المشتريات → تحديد المصادر → عروض أسعار البائعين
  2. رابط إلى طلب عرض الأسعار المقابل
  3. أدخل مرجع البائع وتواريخ الصلاحية
  4. تسعير عناصر الإدخال والضرائب ورسوم التسليم
  5. تحديد المهلة وشروط الدفع
  6. قم بتحميل مستند عرض الأسعار الأصلي للبائع

إدارة عروض الأسعار:

  • حالة المسار: تم الاستلام، قيد المراجعة، تم التحديد
  • مراقبة الصلاحية لتجنب العروض منتهية الصلاحية
  • الحفاظ على تاريخ اتصالات البائع

مقارنة الاقتباس

7 دقائق

مقارنة عروض أسعار البائعين

قم بتحليل ومقارنة عروض أسعار البائعين المتعددة جنبًا إلى جنب لاتخاذ قرارات مستنيرة.

استخدام مقارنة الأسعار:

  1. انتقل إلى المشتريات → تحديد المصادر → مقارنة عروض الأسعار
  2. حدد طلب عرض الأسعار المستهدف للمقارنة
  3. تحليل أسعار الوحدات والتكاليف الإجمالية
  4. قارن المهلة الزمنية وشروط الدفع
  5. مراجعة الضمان وأداء البائع
  6. تحديد البائع الفائز وإنشاء التقرير

معايير التقييم:

  • السعر: إجمالي تكلفة الهبوط بما في ذلك الرسوم
  • الجودة: الإمتثال للمواصفات الفنية
  • التسليم: موثوقية الجداول الزمنية للتسليم
  • الشروط: شروط الدفع المواتية
  • الخدمة: دعم ما بعد البيع والضمان

لا تختار دائمًا السعر الأقل. النظر في القيمة الإجمالية بما في ذلك الجودة والموثوقية.

طلبات الشراء

12 دقيقة

إنشاء وإدارة أوامر الشراء

أوامر الشراء (PO) هي مستندات رسمية يتم إرسالها إلى البائعين لطلب السلع أو الخدمات.

إنشاء أمر الشراء:

  1. انتقل إلى المشتريات → الطلبات → أوامر الشراء
  2. إنشاء أمر الشراء من عرض أسعار البائع المحدد
  3. التحقق من عناوين التسليم والفواتير
  4. مراجعة البنود والتسعير والضرائب
  5. إضافة تعليمات التسليم الخاصة
  6. تقديم للموافقة وإرسالها إلى البائع

تتبع حالة أمر الشراء:

  • المسودة / في انتظار الموافقة
  • تمت الموافقة عليه / إرساله إلى البائع
  • تم تأكيده من قبل البائع
  • تم استلامه/إتمامه جزئيًا
  • ملغاة أو مغلقة

احصل دائمًا على تأكيد كتابي من البائع بشأن قبول أمر الشراء وتاريخ التسليم المتوقع.

إشعارات استلام البضائع (GRN)

10 دقائق

تسجيل استلام البضائع

يتم إنشاء GRN عندما تتلقى البضائع من البائعين، مع التحقق من الكمية والجودة.

إنشاء GRN:

  1. انتقل إلى المشتريات → الاستلام → GRN
  2. حدد أمر الشراء ذي الصلة
  3. أدخل رقم مذكرة التسليم وتفاصيل المركبة
  4. التحقق من الكمية المستلمة مقابل الكمية المقبولة
  5. إجراء فحص الجودة وتسجيل العيوب
  6. تحميل تقارير التفتيش أو الصور من القضايا
  7. إرسال GRN لتحديث مستويات المخزون

التعامل مع الرفض:

  • تسجيل الكمية المرفوضة وأسبابها
  • إنشاء مستندات إرجاع الشراء
  • إخطار البائع للاستبدال أو إشعار الائتمان

قم دائمًا بإجراء فحص الجودة قبل قبول البضائع. بمجرد إرسال GRN، يتم تحديث المخزون.

إجراءات سريعة

3 دقائق

استخدام الإجراءات السريعة للمشتريات

توفر الإجراءات السريعة اختصارات لمهام الشراء المستخدمة بشكل متكرر.

الإجراءات السريعة المتاحة:

  • طلب شراء جديد
  • طلب جديد لعرض الأسعار
  • أمر شراء جديد
  • ملاحظة استلام البضائع الجديدة

استخدم الإجراءات السريعة من أي صفحة داخل الوحدة النمطية لإدخال البيانات بشكل أسرع.

أفضل الممارسات

  • التخطيط للمستقبل للسماح بوقت كاف
  • احصل على 3 عروض تنافسية على الأقل للحصول على أفضل قيمة
  • تقديم مواصفات واضحة في جميع طلبات عروض الأسعار
  • توثيق جميع اتصالات وملفات البائعين
  • قم دائمًا بإجراء فحوصات الجودة عند الاستلام
  • قم بتسجيل GRNs على الفور للحفاظ على دقة المخزون
  • تقييم أداء البائع بشكل دوري
  • مراقبة الإنفاق مقابل الميزانيات الشهرية

لقد أكملت دليل وحدة المشتريات!

لديك الآن معرفة شاملة بعملية الشراء الكاملة في Laabam.One ERP.