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Guia abrangente

Guia de gerenciamento de compras

Domine o fluxo de trabalho completo de compras, desde a requisição até o recebimento de mercadorias no Laabam.One.

45 minutos
Aquisições

Visão geral de aquisições

O módulo Procurement do Laabam.One fornece um fluxo de trabalho padronizado para gerenciar seu ciclo de compras com eficiência, garantindo transparência, controle e economia de custos.

  • ✅ Simplifique as requisições de compra
  • ✅ Gerenciar solicitação de cotações (RFQ)
  • ✅ Compare cotações de fornecedores
  • ✅ Crie e acompanhe pedidos de compra
  • ✅ Registrar notas de mercadorias recebidas (GRN)
  • ✅ Manter relacionamentos com fornecedores
  • ✅ Controle os gastos com compras
  • ✅ Garantir a qualidade dos produtos recebidos
  • ✅ Melhore a conformidade da auditoria
  • ✅ Otimize os níveis de estoque

Fluxo de trabalho de compras

5 minutos

O processo de aquisição padrão

Compreender o fluxo de trabalho de compras ajuda a agilizar as compras e manter o controle sobre os gastos.

Fluxo de aquisição padrão:

  1. Requisição de Compra: Funcionário solicita itens necessários
  2. Aprovação: Gerente/Chefe de Departamento aprova requisição
  3. Solicitação de cotação (RFQ): Envie uma RFQ para fornecedores em potencial
  4. Cotações de fornecedores: colete cotações de vários fornecedores
  5. Comparação de cotações: analise e compare ofertas de fornecedores
  6. Pedido de compra: criar pedido para fornecedor selecionado
  7. Rastreamento de pedidos: monitore o status da entrega
  8. Nota de mercadorias recebidas: registrar o recebimento de mercadorias
  9. Verificação de qualidade: verifique a qualidade e a quantidade
  10. Processamento de fatura: combine fatura com PO e GRN

Seguir todo o fluxo de trabalho de aquisição garante controles adequados, melhores preços e conformidade com auditorias.

Requisições de Compra

10 minutos

Criação de requisições de compra

As requisições de compra são solicitações internas de itens ou serviços necessários a funcionários ou departamentos.

Etapas para criar uma requisição:

  1. Navegue até Aquisição → Requisições → Requisições de compra
  2. Clique + Nova Requisição
  3. Insira os detalhes: Cargo, Departamento, Data Obrigatória, Finalidade
  4. Adicionar itens: Nome, Quantidade, Unidade, Preço, Código de Orçamento
  5. Anexe documentos ou especificações de apoio
  6. Revise o valor total estimado
  7. Clique em Enviar para aprovação

Fluxo de trabalho de aprovação de requisição:

  • • Aprovação do Chefe de Departamento para solicitações padrão
  • • Aprovação da administração para itens de alto valor
  • • Notificação automática para equipe de compras
  • • Feedback de rejeição para solicitações incompletas

Requisições de rastreamento:

  • • Status do monitor: Rascunho, Pendente, Aprovado, Rejeitado
  • • Link para RFQs ou POs diretamente
  • • Gere relatórios de cumprimento

Envie as requisições com bastante antecedência para dar tempo aos processos de aprovação e aquisição.

Solicitação de cotações (RFQ)

10 minutos

Criação e gerenciamento de solicitações de cotação

A solicitação de cotação permite solicitar cotações competitivas de vários fornecedores.

Etapas para criar uma RFQ:

  1. Navegue até Aquisição → Fornecimento → RFQs
  2. Clique em + Nova RFQ (ou crie a partir de uma requisição aprovada)
  3. Defina prazos e datas de exigência de entrega
  4. Adicione especificações técnicas e padrões de qualidade
  5. Selecione fornecedores (mínimo 3 recomendado)
  6. Revise os termos e condições
  7. Envie RFQ para fornecedores selecionados

Recursos de solicitação de cotação:

  • • Integração direta de e-mail com fornecedores
  • • Rastreamento do sistema para todas as RFQs enviadas
  • • Lembretes automáticos de prazos
  • • Painel de rastreamento de resposta

Sempre obtenha cotações de pelo menos 3 fornecedores para melhor comparação de preços e termos.

Cotações de fornecedores

8 minutos

Gravando cotações de fornecedores

Capture cotações recebidas de fornecedores em resposta às suas solicitações de cotação.

Inserindo uma cotação de fornecedor:

  1. Navegue até Aquisição → Fornecimento → Cotações de fornecedores
  2. Link para a RFQ correspondente
  3. Insira a referência do fornecedor e as datas de validade
  4. Insira preços de itens, impostos e taxas de entrega
  5. Especifique o prazo de entrega e as condições de pagamento
  6. Carregar o documento de cotação original do fornecedor

Gerenciando cotações:

  • • Status do rastreamento: Recebido, Em Revisão, Selecionado
  • • Monitore a validade para evitar ofertas expiradas
  • • Manter o histórico de comunicação do fornecedor

Comparação de cotações

7 minutos

Comparando cotações de fornecedores

Analise e compare cotações de vários fornecedores lado a lado para tomar decisões informadas.

Usando comparação de cotações:

  1. Navegue até Aquisição → Fornecimento → Comparação de cotações
  2. Selecione a RFQ alvo para comparação
  3. Analise preços unitários e custos totais
  4. Compare prazos de entrega e condições de pagamento
  5. Revise a garantia e o desempenho do fornecedor
  6. Identifique o fornecedor vencedor e gere relatório

Critérios de avaliação:

  • • Preço: custo total no destino, incluindo encargos
  • • Qualidade: Conformidade com especificações técnicas
  • • Entrega: Confiabilidade dos prazos de entrega
  • • Termos: Condições de pagamento favoráveis
  • • Serviço: Suporte pós-venda e garantia

Nem sempre escolha o preço mais baixo. Considere o valor total, incluindo qualidade e confiabilidade.

Pedidos de compra

12 minutos

Criação e gerenciamento de pedidos de compra

Pedidos de compra (PO) são documentos formais enviados a fornecedores para solicitar bens ou serviços.

Criando um pedido de compra:

  1. Navegue até Aquisição → Pedidos → Ordens de compra
  2. Gerar pedido de compra a partir da cotação do fornecedor selecionado
  3. Verifique os endereços de entrega e cobrança
  4. Revise itens de linha, preços e impostos
  5. Adicione instruções especiais de entrega
  6. Enviar para aprovação e enviar ao fornecedor

Rastreamento de status de PO:

  • • Rascunho/Aprovação Pendente
  • • Aprovado/enviado ao fornecedor
  • • Confirmado pelo fornecedor
  • • Parcialmente Recebido/Concluído
  • • Cancelado ou Fechado

Sempre obtenha confirmação por escrito do fornecedor sobre a aceitação do pedido e a data prevista de entrega.

Notas de Mercadorias Recebidas (GRN)

10 minutos

Registro de recebimento de mercadorias

O GRN é criado quando você recebe mercadorias de fornecedores, verificando quantidade e qualidade.

Criando um GRN:

  1. Navegue até Aquisição → Recebimento → GRN
  2. Selecione o pedido de compra relacionado
  3. Insira o número da nota de entrega e os detalhes do veículo
  4. Verifique a quantidade recebida versus a quantidade aceita
  5. Realizar inspeção de qualidade e registrar defeitos
  6. Carregue relatórios de inspeção ou fotos de problemas
  7. Envie o GRN para atualizar os níveis de estoque

Lidando com rejeições:

  • • Registre a quantidade rejeitada e os motivos
  • • Criar documentos de devolução de compra
  • • Notificar o fornecedor sobre substituição ou nota de crédito

Sempre realize inspeção de qualidade antes de aceitar mercadorias. Assim que o GRN for enviado, o inventário será atualizado.

Ações rápidas

3 minutos

Usando ações rápidas de compras

As Ações Rápidas fornecem atalhos para tarefas de aquisição usadas com frequência.

Ações rápidas disponíveis:

  • • Nova requisição de compra
  • • Nova solicitação de cotação
  • • Novo pedido de compra
  • • Nota de novos produtos recebidos

Use Ações Rápidas em qualquer página do módulo para entrada de dados mais rápida.

Melhores Práticas

  • ✅ Planeje com antecedência para permitir tempo de espera suficiente
  • ✅ Obtenha pelo menos três lances competitivos pelo melhor valor
  • ✅ Forneça especificações claras em todas as RFQs
  • ✅ Documente todas as comunicações e arquivos do fornecedor
  • ✅ Sempre realize verificações de qualidade no recebimento
  • ✅ Registre GRNs imediatamente para manter o inventário preciso
  • ✅ Avalie o desempenho do fornecedor periodicamente
  • ✅ Monitore os gastos em relação aos orçamentos mensalmente

Você concluiu o guia do Módulo de compras!

Agora você tem conhecimento abrangente de todo o processo de aquisição no ERP Laabam.One.

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