采购管理指南

标准采购流程：

1. 采购申请：员工请求所需物品
2. 批准：经理/部门主管批准申请
3. 询价 (RFQ)：向潜在供应商发送询价
4. 供应商报价：收集多个供应商的报价
5. 报价比较：分析和比较供应商报价
6. 采购订单：为选定的供应商创建 PO
7. 订单跟踪：监控交付状态
8. 收货备注：记录收货情况
9. 质量检查：验证质量和数量
10. 发票处理：将发票与 PO 和 GRN 相匹配

创建请购单的步骤：

1. 导航至采购 → 请购单 → 采购申请
2. 点击+新申请
3. 输入详细信息：职位、部门、所需日期、目的
4. 添加项目：名称、数量、单位、价格、预算代码
5. 附上支持文件或规格
6. 审查总估计值
7. 单击“提交”以供批准

申请审批流程：

• • 部门主管批准标准请求
• • 高价值物品的管理层批准
• • 自动通知采购团队
• • 不完整请求的拒绝反馈

跟踪申请：

• • 监控状态：草稿、待定、批准、拒绝
• • 直接链接到 RFQ 或 PO
• • 生成履行报告

创建询价的步骤：

1. 导航至采购 → 寻源 → 询价
2. 单击 + 新询价（或从批准的申请创建）
3. 设定截止日期和交付要求日期
4. 增加技术规范和质量标准
5. 选择供应商（推荐至少 3 个）
6. 查看条款和条件
7. 向选定的供应商发送询价

询价特点：

• • 与供应商直接电子邮件集成
• • 系统跟踪所有已发送的询价
• • 自动截止日期提醒
• • 响应跟踪仪表板

输入供应商报价：

1. 导航至采购 → 寻源 → 供应商报价
2. 链接到相应的询价
3. 输入供应商参考号和有效期
4. 输入项目定价、税金和运费
5. 指定交货时间和付款条件
6. 上传供应商原始报价文件

管理报价：

• • 跟踪状态：已接收、正在审核、已选择
• • 监控有效性以避免报价过期
• • 维护供应商沟通历史记录

使用报价比较：

1. 导航至采购 → 寻源 → 报价比较
2. 选择目标询价进行比较
3. 分析单价和总成本
4. 比较交货时间和付款条件
5. 查看保修和供应商绩效
6. 确定获胜供应商并生成报告

评价标准：

• • 价格：包括费用在内的总到岸成本
• • 质量：符合技术规范
• • 交付：交付时间的可靠性
• • 条款：优惠的付款条件
• • 服务：售后支持和保修

创建采购订单：

1. 导航至采购 → 订单 → 采购订单
2. 从选定的供应商报价生成采购订单
3. 验证送货地址和帐单地址
4. 查看订单项、定价和税费
5. 添加特殊送货说明
6. 提交审批并发送给供应商

采购订单状态跟踪：

• • 草案/待批准
• • 已批准/发送给供应商
• • 经供应商确认
• • 部分收到/完成
• • 取消或关闭

创建 GRN：

1. 导航至采购 → 接收 → GRN
2. 选择相关采购订单
3. 输入送货单编号和车辆详细信息
4. 验证收到的数量与接受的数量
5. 执行质量检查并记录缺陷
6. 上传检查报告或问题照片
7. 提交 GRN 以更新库存水平

处理拒绝：

• • 记录拒收数量及原因
• • 创建采购退货文档
• • 通知供应商更换或贷记单

可用的快速操作：

• • 新采购申请
• • 新的报价请求
• • 新采购订单
• • 新货收到通知单