Terug naar Gidsen
Uitgebreide gids

Gids voor inkoopbeheer

Beheers de volledige inkoopworkflow van aanvraag tot goederenontvangst in Laabam.One.

45 minuten
Inkoop

Overzicht inkoop

De inkoopmodule van Laabam.One biedt een gestandaardiseerde workflow om uw inkoopcyclus efficiënt te beheren, waardoor transparantie, controle en kostenbesparingen worden gegarandeerd.

  • Stroomlijn inkoopaanvragen
  • Beheer offerteaanvragen (RFQ)
  • Vergelijk offertes van leveranciers
  • Inkooporders maken en volgen
  • Goederenontvangstennota's registreren (GRN)
  • Onderhouden van leveranciersrelaties
  • Beheers de inkoopuitgaven
  • Zorgdragen voor de kwaliteit van de ontvangen goederen
  • Verbeter de naleving van audits
  • Optimaliseer voorraadniveaus

Inkoopworkflow

5 minuten

Het standaard inkoopproces

Als u de inkoopworkflow begrijpt, kunt u de inkoop stroomlijnen en de controle over de uitgaven behouden.

Standaard inkoopstroom:

  1. Aankoopaanvraag: werknemer vraagt ​​om benodigde artikelen
  2. Goedkeuring: Manager/afdelingshoofd keurt aanvraag goed
  3. Offerteaanvraag (RFQ): verzend een offerteaanvraag naar potentiële leveranciers
  4. Leveranciersoffertes: Verzamel offertes van meerdere leveranciers
  5. Offertevergelijking: Analyseer en vergelijk aanbiedingen van leveranciers
  6. Inkooporder: maak een inkooporder voor de geselecteerde leverancier
  7. Volgen van bestellingen: controleer de leveringsstatus
  8. Ontvangen goederen Opmerking: registreer de ontvangst van goederen
  9. Kwaliteitscontrole: controleer kwaliteit en kwantiteit
  10. Factuurverwerking: Factuur afstemmen op PO en GRN

Het volgen van de volledige inkoopworkflow zorgt voor goede controles, betere prijzen en naleving van audits.

Aankoopaanvragen

10 minuten

Aanmaken van inkoopaanvragen

Inkoopaanvragen zijn interne aanvragen voor artikelen of diensten die medewerkers of afdelingen nodig hebben.

Stappen om een ​​aanvraag aan te maken:

  1. Navigeer naar Inkoop → Aanvragen → Aanvragen tot inkoop
  2. Klik op + Nieuwe aanvraag
  3. Voer details in: Titel, Afdeling, Vereiste datum, Doel
  4. Artikelen toevoegen: Naam, Aantal, Eenheid, Prijs, Budgetcode
  5. Voeg ondersteunende documenten of specificaties toe
  6. Bekijk de totale geschatte waarde
  7. Klik op Indienen voor goedkeuring

Workflow voor goedkeuring van aanvragen:

  • Goedkeuring afdelingshoofd voor standaardaanvragen
  • Goedkeuring door het management voor artikelen met een hoge waarde
  • Automatische melding aan het inkoopteam
  • Afwijzingsfeedback voor onvolledige verzoeken

Aanvragen volgen:

  • Monitorstatus: Concept, In behandeling, Goedgekeurd, Afgewezen
  • Koppel rechtstreeks aan offerteaanvragen of inkooporders
  • Genereer uitvoeringsrapporten

Dien aanvragen ruim van tevoren in, zodat er tijd is voor goedkeuring en aanbestedingsprocessen.

Offerteaanvraag (RFQ)

10 minuten

Offerteaanvragen maken en beheren

Met Request for Quotation kunt u concurrerende offertes aanvragen bij meerdere leveranciers.

Stappen voor het maken van een offerteaanvraag:

  1. Navigeer naar Inkoop → Sourcing → Offerteaanvragen
  2. Klik op + Nieuwe offerteaanvraag (of maak een aanvraag op basis van goedgekeurde aanvraag)
  3. Stel deadlines en leverdatums in
  4. Voeg technische specificaties en kwaliteitsnormen toe
  5. Selecteer leveranciers (minimaal 3 aanbevolen)
  6. Algemene voorwaarden bekijken
  7. Offerteaanvragen naar geselecteerde leveranciers verzenden

RFQ-functies:

  • Directe e-mailintegratie met leveranciers
  • Systeemtracking voor alle verzonden offerteaanvragen
  • Automatische deadlineherinneringen
  • Dashboard voor het bijhouden van reacties

Ontvang altijd offertes van ten minste drie leveranciers voor de beste vergelijking van prijzen en voorwaarden.

Offertes van leveranciers

8 minuten

Leveranciersoffertes opnemen

Leg offertes vast die u van leveranciers hebt ontvangen als reactie op uw offerteaanvragen.

Een leveranciersofferte invoeren:

  1. Navigeer naar Inkoop → Sourcing → Leveranciersoffertes
  2. Link naar de bijbehorende offerteaanvraag
  3. Voer de referentie- en geldigheidsdatums van de leverancier in
  4. Voer artikelprijzen, belastingen en verzendkosten in
  5. Geef de doorlooptijd en betalingsvoorwaarden op
  6. Upload het originele offertedocument van de leverancier

Offertes beheren:

  • Trackstatus: Ontvangen, Wordt beoordeeld, Geselecteerd
  • Controleer de geldigheid om verlopen aanbiedingen te voorkomen
  • Onderhoud de communicatiegeschiedenis van leveranciers

Offertevergelijking

7 minuten

Leveranciersoffertes vergelijken

Analyseer en vergelijk offertes van meerdere leveranciers naast elkaar om weloverwogen beslissingen te nemen.

Offertevergelijking gebruiken:

  1. Navigeer naar Inkoop → Sourcing → Offertevergelijking
  2. Selecteer de doelofferte voor vergelijking
  3. Analyseer eenheidsprijzen en totale kosten
  4. Vergelijk doorlooptijden en betalingsvoorwaarden
  5. Beoordeel de garantie en de prestaties van de leverancier
  6. Identificeer de winnende leverancier en genereer een rapport

Evaluatiecriteria:

  • Prijs: Totale landkosten inclusief toeslagen
  • Kwaliteit: Naleving van technische specificaties
  • Levering: Betrouwbaarheid van leveringstermijnen
  • Voorwaarden: Gunstige betalingsvoorwaarden
  • Service: After-sales ondersteuning en garantie

Kies niet altijd de laagste prijs. Houd rekening met de totale waarde, inclusief kwaliteit en betrouwbaarheid.

Inkooporders

12 minuten

Aanmaken en beheren van inkooporders

Inkooporders (PO) zijn formele documenten die naar leveranciers worden verzonden om goederen of diensten te bestellen.

Een inkooporder aanmaken:

  1. Navigeer naar Inkoop → Orders → Inkooporders
  2. Genereer inkooporders op basis van de geselecteerde leveranciersofferte
  3. Controleer leverings- en factuuradressen
  4. Controleer regelitems, prijzen en belastingen
  5. Voeg speciale bezorginstructies toe
  6. Ter goedkeuring indienen en naar de leverancier sturen

PO-status volgen:

  • Concept/in afwachting van goedkeuring
  • Goedgekeurd / verzonden naar leverancier
  • Bevestigd door leverancier
  • Gedeeltelijk ontvangen/voltooid
  • Geannuleerd of gesloten

Zorg altijd voor een schriftelijke bevestiging van de leverancier over de acceptatie van de inkooporder en de verwachte leverdatum.

Goederenontvangstnota's (GRN)

10 minuten

Goederenontvangst registreren

GRN wordt aangemaakt wanneer u goederen ontvangt van leveranciers, waarbij de kwantiteit en kwaliteit worden geverifieerd.

Een GRN maken:

  1. Navigeer naar Inkoop → Ontvangen → GRN
  2. Selecteer de gerelateerde inkooporder
  3. Voer het nummer van de leveringsbon en de voertuiggegevens in
  4. Controleer de ontvangen hoeveelheid versus de geaccepteerde hoeveelheid
  5. Voer kwaliteitscontroles uit en registreer gebreken
  6. Upload inspectierapporten of foto's van problemen
  7. Dien GRN in om de voorraadniveaus bij te werken

Afwijzingen afhandelen:

  • Registreer de afgewezen hoeveelheid en de redenen ervan
  • Inkoopretourdocumenten maken
  • Breng de leverancier op de hoogte van vervanging of creditnota

Voer altijd een kwaliteitscontrole uit voordat u goederen accepteert. Zodra GRN is ingediend, wordt de inventaris bijgewerkt.

Snelle acties

3 minuten

Snelle inkoopacties gebruiken

Snelle acties bieden snelkoppelingen naar veelgebruikte inkooptaken.

Beschikbare snelle acties:

  • Nieuwe aankoopaanvraag
  • Nieuwe offerteaanvraag
  • Nieuwe inkooporder
  • Notitie nieuwe goederen ontvangen

Gebruik Snelle acties vanaf elke pagina binnen de module voor snellere gegevensinvoer.

Beste praktijken

  • Plan vooruit en zorg voor voldoende doorlooptijd
  • Ontvang minimaal 3 concurrerende biedingen voor de beste prijs
  • Zorg voor duidelijke specificaties in alle offerteaanvragen
  • Documenteer alle leverancierscommunicatie en bestanden
  • Voer altijd kwaliteitscontroles uit bij ontvangst
  • Registreer GRN's onmiddellijk om de inventaris accuraat te houden
  • Evalueer periodiek de prestaties van leveranciers
  • Controleer maandelijks de uitgaven ten opzichte van de budgetten

U heeft de handleiding Inkoopmodule voltooid!

U beschikt nu over uitgebreide kennis van het volledige inkoopproces in Laabam.One ERP.