คู่มือการจัดการจัดซื้อจัดจ้าง

ขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างมาตรฐาน:

1. ใบขอซื้อ: พนักงานร้องขอรายการที่จำเป็น
2. การอนุมัติ: ผู้จัดการ/หัวหน้าแผนกอนุมัติคำขอ
3. คำขอใบเสนอราคา (RFQ): ส่ง RFQ ไปยังผู้จัดจำหน่ายที่มีศักยภาพ
4. ใบเสนอราคาของผู้ขาย: รวบรวมใบเสนอราคาจากผู้ขายหลายราย
5. การเปรียบเทียบใบเสนอราคา: วิเคราะห์และเปรียบเทียบข้อเสนอของผู้ขาย
6. ใบสั่งซื้อ: สร้าง PO สำหรับผู้จัดจำหน่ายที่เลือก
7. การติดตามคำสั่งซื้อ: ตรวจสอบสถานะการจัดส่ง
8. หมายเหตุการรับสินค้า : บันทึกการรับสินค้า
9. การตรวจสอบคุณภาพ: ตรวจสอบคุณภาพและปริมาณ
10. การประมวลผลใบแจ้งหนี้: จับคู่ใบแจ้งหนี้กับ PO และ GRN

ขั้นตอนในการสร้างใบขอซื้อ:

1. นำทางไปยังการจัดซื้อ → ใบขอเสนอซื้อ → ใบขอเสนอซื้อ
2. คลิก + คำขอใหม่
3. กรอกรายละเอียด: ตำแหน่ง, แผนก, วันที่ที่ต้องการ, วัตถุประสงค์
4. เพิ่มรายการ: ชื่อ ปริมาณ หน่วย ราคา รหัสงบประมาณ
5. แนบเอกสารประกอบหรือข้อกำหนด
6. ตรวจสอบมูลค่าโดยประมาณทั้งหมด
7. คลิกส่งเพื่อขออนุมัติ

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติคำขอ:

• • การอนุมัติหัวหน้าแผนกสำหรับคำขอมาตรฐาน
• • การอนุมัติจากฝ่ายบริหารสำหรับรายการที่มีมูลค่าสูง
• • แจ้งเตือนอัตโนมัติไปยังทีมจัดซื้อ
• • ข้อเสนอแนะการปฏิเสธสำหรับคำขอที่ไม่สมบูรณ์

การติดตามคำขอ:

• • ตรวจสอบสถานะ: ฉบับร่าง รอดำเนินการ อนุมัติ ถูกปฏิเสธ
• • เชื่อมโยงไปยัง RFQ หรือ PO โดยตรง
• • สร้างรายงานการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อ

ขั้นตอนในการสร้าง RFQ:

1. นำทางไปยังการจัดซื้อ → การจัดหา → RFQ
2. คลิก + RFQ ใหม่ (หรือสร้างจากใบขอซื้อที่ได้รับอนุมัติ)
3. กำหนดกำหนดเวลาและวันที่กำหนดการส่งมอบ
4. เพิ่มข้อกำหนดทางเทคนิคและมาตรฐานคุณภาพ
5. เลือกผู้จำหน่าย (แนะนำขั้นต่ำ 3 ราย)
6. ตรวจสอบข้อกำหนดและเงื่อนไข
7. ส่ง RFQ ไปยังผู้จัดจำหน่ายที่เลือก

คุณสมบัติ RFQ:

• • การรวมอีเมลโดยตรงกับผู้ขาย
• • การติดตามระบบสำหรับ RFQ ที่ส่งทั้งหมด
• • การแจ้งเตือนกำหนดเวลาอัตโนมัติ
• • แดชบอร์ดการติดตามการตอบสนอง

การป้อนใบเสนอราคาผู้ขาย:

1. ไปที่การจัดซื้อ → การจัดหา → ใบเสนอราคาผู้ขาย
2. ลิงก์ไปยัง RFQ ที่เกี่ยวข้อง
3. ป้อนการอ้างอิงผู้ขายและวันที่มีผลบังคับใช้
4. ป้อนราคาสินค้า ภาษี และค่าจัดส่ง
5. ระบุระยะเวลารอคอยสินค้าและเงื่อนไขการชำระเงิน
6. อัปโหลดเอกสารใบเสนอราคาต้นฉบับของผู้ขาย

การจัดการใบเสนอราคา:

• • สถานะการติดตาม: ได้รับแล้ว อยู่ระหว่างตรวจสอบ เลือกแล้ว
• • ตรวจสอบความถูกต้องเพื่อหลีกเลี่ยงข้อเสนอที่หมดอายุ
• • รักษาประวัติการสื่อสารของผู้ขาย

การใช้การเปรียบเทียบใบเสนอราคา:

1. ไปที่การจัดซื้อ → การจัดหา → การเปรียบเทียบใบเสนอราคา
2. เลือก RFQ เป้าหมายสำหรับการเปรียบเทียบ
3. วิเคราะห์ราคาต่อหน่วยและต้นทุนทั้งหมด
4. เปรียบเทียบระยะเวลารอคอยสินค้าและเงื่อนไขการชำระเงิน
5. ตรวจสอบการรับประกันและประสิทธิภาพของผู้ขาย
6. ระบุผู้ขายที่ชนะและสร้างรายงาน

เกณฑ์การประเมิน:

• • ราคา: รวมต้นทุนที่ดินรวมค่าใช้จ่ายแล้ว
• • คุณภาพ: การปฏิบัติตามข้อกำหนดทางเทคนิค
• • การส่งมอบ: ความน่าเชื่อถือของระยะเวลาการส่งมอบ
• • เงื่อนไข: เงื่อนไขการชำระเงินที่ดี
• • บริการ: การสนับสนุนและการรับประกันหลังการขาย

การสร้างใบสั่งซื้อ:

1. นำทางไปยังการจัดซื้อ → คำสั่งซื้อ → ใบสั่งซื้อ
2. สร้าง PO จากใบเสนอราคาของผู้จัดจำหน่ายที่เลือก
3. ตรวจสอบที่อยู่ในการจัดส่งและการเรียกเก็บเงิน
4. ตรวจสอบรายการโฆษณา การกำหนดราคา และภาษี
5. เพิ่มคำแนะนำในการจัดส่งพิเศษ
6. ยื่นขออนุมัติและส่งให้ผู้ขาย

การติดตามสถานะ PO:

• • ร่าง / รอการอนุมัติ
• • อนุมัติ/ส่งไปยังผู้ขายแล้ว
• • ได้รับการยืนยันจากผู้ขาย
• • ได้รับบางส่วน/เสร็จสิ้นแล้ว
• • ยกเลิกหรือปิด

การสร้าง GRN:

1. ไปที่การจัดซื้อ → การรับ → GRN
2. เลือกใบสั่งซื้อที่เกี่ยวข้อง
3. กรอกหมายเลขใบส่งสินค้าและรายละเอียดยานพาหนะ
4. ตรวจสอบปริมาณที่ได้รับเทียบกับปริมาณที่ยอมรับ
5. ดำเนินการตรวจสอบคุณภาพและบันทึกข้อบกพร่อง
6. อัปโหลดรายงานการตรวจสอบหรือรูปถ่ายของปัญหา
7. ส่ง GRN เพื่ออัปเดตระดับสินค้าคงคลัง

การจัดการกับการปฏิเสธ:

• • บันทึกปริมาณและเหตุผลที่ถูกปฏิเสธ
• • สร้างเอกสารการคืนสินค้า
• • แจ้งผู้ขายเพื่อขอเปลี่ยนหรือใบลดหนี้

การดำเนินการด่วนที่ใช้ได้:

• • ใบขอซื้อใหม่
• • คำขอใบเสนอราคาใหม่
• • ใบสั่งซื้อใหม่
• • หมายเหตุการรับสินค้าใหม่