חזרה למדריכים
מדריך מקיף

מדריך לניהול רכש

שלטו בתהליך העבודה המלא של הרכש מדרישה ועד קבלת סחורות ב-Laabam.One.

45 דקות
רֶכֶשׁ

סקירת רכש

מודול הרכש של Laabam.One מספק זרימת עבודה סטנדרטית לניהול מחזור הרכישה שלך ביעילות, תוך הבטחת שקיפות, בקרה וחיסכון בעלויות.

  • ייעול דרישות רכישה
  • ניהול בקשת הצעות מחיר (הצעה)
  • השווה הצעות מחיר של ספקים
  • צור ועקוב אחר הזמנות רכש
  • שיא סחורות שהתקבלו (GRN)
  • שמירה על קשרי ספקים
  • שליטה בהוצאות הרכש
  • להבטיח איכות הסחורה שהתקבלה
  • שפר את תאימות הביקורת
  • בצע אופטימיזציה של רמות המלאי

זרימת עבודה ברכש

5 דקות

תהליך הרכש הסטנדרטי

הבנת זרימת העבודה של הרכש עוזרת לייעל את הרכישה ולשמור על שליטה על ההוצאות.

זרימת רכש סטנדרטית:

  1. דרישת רכש: העובד מבקש פריטים הדרושים
  2. אישור: מנהל/ראש מחלקה מאשר דרישה
  3. בקשה להצעת מחיר (RFQ): שלח הצעת מחיר לספקים פוטנציאליים
  4. הצעות מחיר של ספקים: אסוף הצעות מחיר ממספר ספקים
  5. השוואת הצעות מחיר: נתחו והשוו הצעות ספקים
  6. הזמנת רכש: צור הזמנה עבור הספק שנבחר
  7. מעקב אחר הזמנות: עקוב אחר מצב המשלוח
  8. סחורה שהתקבלה הערה: רשום קבלת סחורה
  9. בדיקת איכות: ודא איכות וכמות
  10. עיבוד חשבוניות: התאם חשבונית עם PO ו-GRN

מעקב אחר זרימת העבודה המלאה של הרכש מבטיחה בקרות נאותות, תמחור טוב יותר ותאימות לביקורת.

בקשות רכש

10 דקות

יצירת בקשות רכש

דרישות רכש הן בקשות פנימיות לפריטים או שירותים הדרושים לעובדים או למחלקות.

שלבים ליצירת דרישה:

  1. נווט אל רכש ← דרישות ← בקשות רכש
  2. לחץ על + דרישה חדשה
  3. הזן פרטים: כותרת, מחלקה, תאריך נדרש, מטרה
  4. הוסף פריטים: שם, כמות, יחידה, מחיר, קוד תקציב
  5. צרף מסמכים או מפרטים תומכים
  6. בדוק את הערך המשוער הכולל
  7. לחץ על שלח לאישור

זרימת עבודה לאישור דרישה:

  • אישור ראש מחלקה לבקשות סטנדרטיות
  • אישור ההנהלה לפריטים בעלי ערך גבוה
  • הודעה אוטומטית לצוות הרכש
  • משוב דחייה עבור בקשות לא שלמות

מעקב אחר דרישות:

  • מצב צג: טיוטה, בהמתנה, אושר, נדחה
  • קישור ישירות להגשת בקשה או הזמנה
  • הפקת דוחות הגשמה

שלח דרישות זמן רב מראש כדי לאפשר זמן לתהליכי אישור ורכש.

בקשת הצעות מחיר (הצעה)

10 דקות

יצירה וניהול של הצעות מחיר

בקשת הצעת מחיר מאפשרת לך לבקש הצעות מחיר תחרותיות ממספר ספקים.

שלבים ליצירת הצעת מחיר:

  1. נווט אל רכש ← מקורות ← הצעות הצעות
  2. לחץ על + הצעת מחיר חדשה (או צור מדרישה שאושרה)
  3. קבע מועד אחרון ותאריכי דרישת מסירה
  4. הוסף מפרט טכני ותקני איכות
  5. ספקים נבחרים (מומלצים לפחות 3)
  6. עיין בתנאים וההגבלות
  7. שלח בקשת בקשה לספקים נבחרים

תכונות RFQ:

  • אינטגרציה ישירה של דוא"ל עם ספקים
  • מעקב מערכת עבור כל הבקשות שנשלחו
  • תזכורות מועדים אוטומטיות
  • לוח המחוונים למעקב אחר תגובה

קבל תמיד הצעות מחיר מלפחות 3 ספקים לצורך השוואת המחירים והתנאים הטובים ביותר.

הצעות מחיר של ספקים

8 דקות

הקלטת הצעות מחיר של ספקים

ללכוד הצעות מחיר שהתקבלו מספקים בתגובה להצעת המחיר שלך.

הזנת הצעת מחיר של ספק:

  1. נווט אל רכש ← מיקור ← הצעות מחיר של ספקים
  2. קישור להמלצה המתאימה
  3. הזן את תאריכי הפנייה והתוקף של הספק
  4. קלט תמחור פריט, מיסים ודמי משלוח
  5. ציין זמן אספקה ​​ותנאי תשלום
  6. העלה את מסמך הצעת המחיר המקורי של הספק

ניהול הצעות מחיר:

  • סטטוס המסלול: התקבל, בבדיקה, נבחר
  • עקוב אחר תוקף כדי למנוע הצעות שפג תוקפן
  • שמור על היסטוריית תקשורת של ספקים

השוואת הצעות מחיר

7 דקות

השוואת הצעות מחיר של ספקים

נתח והשווה מספר הצעות מחיר של ספקים זה לצד זה כדי לקבל החלטות מושכלות.

שימוש בהשוואת הצעות מחיר:

  1. נווט אל רכש ← מקורות ← השוואת הצעות מחיר
  2. בחר את הצעת המחיר היעד להשוואה
  3. ניתוח מחירי יחידה ועלויות כוללות
  4. השווה זמני אספקה ​​ותנאי תשלום
  5. בדוק את האחריות ואת ביצועי הספק
  6. זהה את הספק הזוכה והפק דוח

קריטריוני הערכה:

  • מחיר: סך עלות נחיתה כולל חיובים
  • איכות: עמידה במפרט טכני
  • אספקה: אמינות של לוחות זמן אספקה
  • תנאים: תנאי תשלום נוחים
  • שירות: תמיכה ואחריות לאחר המכירה

אל תבחרו תמיד במחיר הנמוך ביותר. שקול את הערך הכולל כולל איכות ואמינות.

הזמנות רכש

12 דקות

יצירה וניהול של הזמנות רכש

הזמנות רכש (PO) הן מסמכים רשמיים הנשלחים לספקים כדי להזמין סחורה או שירותים.

יצירת הזמנת רכש:

  1. נווט אל רכש ← הזמנות ← הזמנות רכש
  2. הפק הזמנה מהצעת מחיר של ספקים נבחרים
  3. אמת כתובות למשלוח וחיוב
  4. סקור פריטי שורה, תמחור ומסים
  5. הוסף הוראות משלוח מיוחדות
  6. שלח לאישור ושלח לספק

מעקב אחר סטטוס PO:

  • טיוטה / ממתין לאישור
  • אושר / נשלח לספק
  • אושר על ידי הספק
  • התקבל חלקית / הושלם
  • בוטלה או נסגרה

קבל תמיד אישור בכתב מהספק על קבלת התעודה ותאריך האספקה ​​הצפוי.

הערות שקיבלו טובין (GRN)

10 דקות

הקלטת סחורה

GRN נוצר כאשר אתה מקבל סחורה מספקים, מאמת כמות ואיכות.

יצירת GRN:

  1. נווט אל רכש ← קבלה ← GRN
  2. בחר את הזמנת הרכש הקשורה
  3. הזן מספר תעודת משלוח ופרטי הרכב
  4. ודא כמות שהתקבלה לעומת כמות מקובלת
  5. ביצוע בדיקת איכות ורישום פגמים
  6. העלה דוחות בדיקה או תמונות של בעיות
  7. שלח GRN לעדכון רמות המלאי

טיפול בדחיות:

  • רשום כמות שנפסלה וסיבות
  • צור מסמכי החזרת רכישה
  • הודע לספק על החלפה או תעודת אשראי

בצע תמיד בדיקת איכות לפני קבלת סחורה. לאחר הגשת GRN, המלאי מתעדכן.

פעולות מהירות

3 דקות

שימוש בפעולות מהירות רכש

פעולות מהירות מספקות קיצורי דרך למשימות רכש בשימוש תכוף.

פעולות מהירות זמינות:

  • בקשת רכש חדשה
  • בקשה חדשה להצעת מחיר
  • הזמנת רכש חדשה
  • הערה לקבלת סחורה חדשה

השתמש בפעולות מהירות מכל עמוד בתוך המודול להזנת נתונים מהירה יותר.

שיטות עבודה מומלצות

  • תכנן מראש כדי לאפשר זמן אספקה ​​מספק
  • קבל לפחות 3 הצעות תחרותיות עבור התמורה הטובה ביותר
  • ספק מפרטים ברורים בכל ההצעות
  • תעד את כל התקשורת והקבצים של הספקים
  • בצע תמיד בדיקות איכות עם הקבלה
  • רשום GRNs באופן מיידי כדי לשמור על מלאי מדויק
  • הערכת ביצועי הספק מעת לעת
  • עקוב אחר הוצאות מול תקציבים מדי חודש

השלמת את מדריך מודול הרכש!

כעת יש לך ידע מקיף על תהליך הרכש המלא ב-Laabam.One ERP.