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Nivel Intermedio

Guía de gestión de activos

Guía completa para gestionar activos fijos, rastrear categorías, monitorear programas de mantenimiento y manejar ciclos de vida de activos en LaabamOne ERP.

35 minutos
Guía completa

📚 Lo que aprenderás

Esta guía completa cubre todos los aspectos de la gestión de activos en LaabamOne. Aprenderás cómo:

  • Ver y gestionar todos los activos de la empresa.
  • Agregar nuevos activos al sistema
  • Organizar activos por categorías (Electrónica, Vehículos, Mobiliario)
  • Crear y gestionar categorías de activos
  • Seguimiento de los activos asignados a los empleados
  • Supervisar los activos en mantenimiento
  • Gestionar garantías vencidas
  • Programe y realice un seguimiento de las fechas de vencimiento del mantenimiento
  • Manejar transferencias y asignaciones de activos.
  • Depreciación y valoración de activos

Sección 1: Panel de Activos

5 minutos

Navegando por el panel de activos

El Panel de Activos proporciona una descripción general rápida de todos los activos fijos de su empresa y su estado actual.

Cómo acceder:

  1. Haga clic en el icono del módulo Activos en la barra lateral
  2. Ver el Panel (página de inicio predeterminada)
  3. Ver estadísticas generales y enlaces rápidos

Secciones del tablero:

  • Todos los activos: ver la lista completa de activos
  • Agregar activo: acción rápida para registrar nuevos activos
  • Categorías: Explorar activos por categoría
  • Estado de seguimiento: monitor asignado, mantenimiento, estado de garantía

Sección 2: Todos los activos

8 minutos

Ver y administrar todos los activos

La vista Todos los activos muestra una lista completa de todos los activos registrados en su sistema.

Pasos para ver los activos:

  1. Vaya a Activos → Todos los activos
  2. Ver inventario completo de activos
  3. Utilice la búsqueda para encontrar activos específicos
  4. Filtrar por estado, categoría o ubicación
  5. Ordenar por nombre, fecha de compra o valor
  6. Exportar la lista de activos a Excel para generar informes

Información del activo mostrada:

  • Nombre e ID del activo
  • Categoría (Electrónica, Vehículos, Mobiliario, etc.)
  • Fecha de compra y valor
  • Estado actual (activo, en mantenimiento, retirado)
  • Asignado a (nombre del empleado si está asignado)
  • Estado de la garantía
  • Programa de mantenimiento
  • Ubicación actual

💡 Consejo profesional: Utilice filtros para identificar rápidamente los activos que necesitan atención, como aquellos con garantías vencidas o mantenimiento próximo.

Sección 3: Agregar activo

10 minutos

Creando nuevos activos

Agregue nuevos activos para realizar un seguimiento de compras, asignaciones y mantenimiento.

Pasos para agregar un activo:

  1. Vaya a Activos → Agregar activo
  2. O utilice Acciones rápidas → Agregar activo
  3. Complete la información básica: nombre del activo, ID, categoría, marca, modelo
  4. Ingrese los detalles de la compra: Fecha, Valor, Proveedor, Factura
  5. Agregar información de garantía: fecha de inicio/finalización, proveedor, cobertura
  6. Establecer detalles de depreciación: método, vida útil, valor residual
  7. Asignar ubicación/departamento
  8. Cargar fotografías y documentos de activos
  9. Agregar notas o instrucciones especiales
  10. Haga clic en Guardar para registrar el activo.

⚠️ Important: Keep asset serial numbers and purchase invoices documented for warranty claims and audits.

Sección 4: Categorías de activos

8 minutos

Organización de activos por categorías

Las categorías lo ayudan a organizar y administrar activos de manera eficiente según su tipo.

Categorías predefinidas:

  • 📱 Electrónica: portátiles, ordenadores de sobremesa, teléfonos, tabletas, impresoras, escáneres
  • 🚗 Vehículos: automóviles, camiones, bicicletas, montacargas
  • 🪑 Mobiliario: Escritorios, Sillas, Armarios, Mesas
  • 🏢 Todas las categorías: ver la lista completa de categorías

Visualización de activos por categoría:

  1. Ir a Activos → Categorías
  2. Haga clic en una categoría específica (por ejemplo, Electrónica)
  3. Ver todos los activos en esa categoría
  4. Ver estadísticas específicas de cada categoría
  5. Filtrar y ordenar dentro de la categoría

Creación de categorías personalizadas:

  1. Vaya a Activos → Todas las categorías
  2. Haga clic en + Agregar categoría
  3. Ingrese el nombre de la categoría (por ejemplo, "Equipo médico")
  4. Agregar descripción
  5. Establecer parámetros de depreciación predeterminados
  6. Enlace a cuenta de activo contable
  7. Haga clic en Guardar

💡 Best Practice: Create categories that align with your industry and business needs for better organization.

Sección 5: Bienes Cedidos

7 minutos

Gestión de asignaciones de activos

Realice un seguimiento de qué activos están asignados a qué empleados o departamentos.

Asignar un activo a un empleado:

  1. Vaya a Activos → Todos los activos
  2. Haga clic en el activo para abrir los detalles.
  3. Haga clic en el botón Asignar activo
  4. Seleccione empleado del menú desplegable
  5. Ingrese la fecha de la asignación
  6. Agregar notas de tarea (términos, condiciones)
  7. Haga clic en Confirmar asignación
  8. El estado del activo cambia a "Asignado"

Ver todos los activos asignados:

  1. Vaya a Activos → Seguimiento → Activos asignados
  2. Ver lista de todos los activos asignados
  3. Ver nombres de empleados y fechas de asignación
  4. Filtrar por empleado o departamento
  5. Exportar informe de asignación

Devolución de un activo:

  1. Abrir detalles de activos asignados
  2. Haga clic en Devolver activo
  3. Introduce la fecha de regreso
  4. Agregar notas sobre las condiciones de devolución
  5. Confirmar devolución
  6. El activo queda disponible para reasignación

Sección 6: En mantenimiento

6 minutos

Mantenimiento de seguimiento

Supervise los activos actualmente en mantenimiento y los detalles de su servicio.

Envío de activos para mantenimiento:

  1. Abrir detalles del activo
  2. Haga clic en Enviar para mantenimiento
  3. Ingrese los detalles de mantenimiento: fecha, fecha de devolución, proveedor, emisión, costo
  4. Cargar documentos de solicitud de servicio
  5. Haga clic en Enviar
  6. El estado del activo cambia a "En mantenimiento"

Visualización de activos en mantenimiento:

  1. Vaya a Activos → Seguimiento → En mantenimiento
  2. Ver todos los activos actualmente en servicio
  3. Consultar fechas previstas de regreso
  4. Monitorear los costos de mantenimiento
  5. Póngase en contacto con los proveedores de servicios si es necesario

Completar el mantenimiento:

  1. Activo abierto en mantenimiento
  2. Haga clic en Completar mantenimiento
  3. Ingrese la fecha de regreso real
  4. Coste final récord
  5. Cargar documentos/factura de finalización del servicio
  6. Agregar notas de servicio (trabajo realizado)
  7. Marcar activo como operativo

Sección 7: Garantías vencidas

4 minutos

Monitoreo del vencimiento de la garantía

Reciba alertas de activos con garantías a punto de vencer para que pueda planificar renovaciones o reemplazos.

Comprobación de garantías vencidas:

  1. Vaya a Activos → Seguimiento → Garantías vencidas
  2. Ver activos con garantías que expirarán pronto (próximos 90 días)
  3. Verifique las fechas de vencimiento exactas
  4. Revisar los detalles de cobertura de garantía
  5. Comuníquese con los proveedores para conocer las opciones de renovación

Acciones a tomar:

  • Comuníquese con el fabricante/proveedor para obtener cotizaciones de renovación
  • Evaluar el costo versus el reemplazo
  • Actualizar la información de la garantía si se renueva
  • Presupuesto para reposición si no se renueva
  • Establecer recordatorios para futuras revisiones de garantía

⚠️ Alert: Review this section regularly to avoid missing warranty coverage and incurring unnecessary repair costs.

Sección 8: Mantenimiento Debido

5 minutos

Programación de mantenimiento preventivo

Realice un seguimiento del mantenimiento programado para mantener los activos en óptimas condiciones y evitar averías.

Configuración de programas de mantenimiento:

  1. Abrir detalles del activo
  2. Vaya a la pestaña Programa de mantenimiento
  3. Haga clic en Agregar horario
  4. Establecer el tipo de mantenimiento (Rutina, Inspección, Servicio)
  5. Definir frecuencia (Mensual, Trimestral, Anual)
  6. Agregar la próxima fecha de vencimiento
  7. Asignar persona/equipo responsable
  8. Guardar horario

Visualización del mantenimiento debido:

  1. Vaya a Activos → Seguimiento → Mantenimiento vencido
  2. Ver activos que requieren mantenimiento
  3. Ordenar por fecha de vencimiento (los artículos vencidos se muestran en rojo)
  4. Asignar tareas de mantenimiento
  5. Programar citas de servicio

✅ Best Practice: Regular preventive maintenance extends asset life and reduces costly emergency repairs.

Sección 9: Acciones rápidas

3 minutos

Usar acciones rápidas

Las acciones rápidas proporcionan accesos directos a tareas de gestión de activos utilizadas con frecuencia.

Acciones rápidas disponibles:

  • Agregar activo: registre rápidamente un nuevo activo
  • Categorías: Administrar categorías de activos

💡 Tip: Use Quick Actions from any page within the Assets module for faster workflow.

🎯 Mejores prácticas

  • Activos de etiquetas: Utilice identificaciones únicas y etiquetas de activos para una fácil identificación
  • Documente todo: Mantener facturas de compra, garantías y registros de servicio.
  • Auditorías periódicas: Realizar verificación de activos físicos trimestralmente
  • Asignar responsabilidad: Hacer que los empleados sean responsables de los activos asignados
  • Programar mantenimiento: Establecer cronogramas de mantenimiento preventivo
  • Monitorear garantías: Revisar las garantías vencidas mensualmente
  • Ubicación de la pista: Actualice siempre la ubicación de los activos cuando se muevan
  • Depreciación: Revise los valores de los activos anualmente para obtener informes financieros precisos.
  • Proceso de eliminación: Documentar adecuadamente la enajenación y desguace de activos
  • Seguro: Mantener un seguro adecuado para activos de alto valor.

✅ ¡Has completado la guía de Gestión de Activos!

Ahora está listo para administrar profesionalmente los activos fijos de su empresa.