Terug naar Gidsen
Gemiddeld niveau

Gids voor vermogensbeheer

Volledige gids voor het beheren van vaste activa, het volgen van categorieën, het bewaken van onderhoudsschema's en het afhandelen van de levenscycli van activa in LaabamOne ERP.

35 minuten
Volledige gids

📚 Wat je leert

Deze uitgebreide gids behandelt alle aspecten van Asset Management in LaabamOne. Je leert hoe je:

  • ✅ Bekijk en beheer alle bedrijfsmiddelen
  • ✅ Voeg nieuwe assets toe aan het systeem
  • ✅ Organiseer activa op categorieën (Elektronica, Voertuigen, Meubilair)
  • ✅ Maak en beheer activacategorieën
  • ✅ Volg toegewezen activa aan werknemers
  • ✅ Bewaak activa die in onderhoud zijn
  • ✅ Beheer aflopende garanties
  • ✅ Plan en volg de vervaldata voor onderhoud
  • ✅ Verzorg de overdracht en toewijzing van activa
  • ✅ Afschrijving en waardering van activa

Sectie 1: Activadashboard

5 minuten

Navigeren door het activadashboard

Het Assets Dashboard biedt een snel overzicht van alle vaste activa van uw bedrijf en hun huidige status.

Hoe toegang te krijgen:

  1. Klik op het pictogram Activa-module in de zijbalk
  2. Bekijk het Dashboard (standaard landingspagina)
  3. Bekijk overzicht statistieken en snelle links

Dashboardsecties:

  • Alle activa: Bekijk de volledige lijst met activa
  • Asset toevoegen: Snelle actie om nieuwe assets te registreren
  • Categorieën: Blader door items op categorie
  • Volgstatus: toegewezen monitor, onderhoud, garantiestatus

Sectie 2: Alle activa

8 minuten

Alle activa bekijken en beheren

In de weergave Alle activa wordt een uitgebreide lijst weergegeven van alle activa die in uw systeem zijn geregistreerd.

Stappen om activa te bekijken:

  1. Navigeer naar Activa → Alle activa
  2. Bekijk de volledige activa-inventaris
  3. Gebruik de zoekfunctie om specifieke items te vinden
  4. Filter op status, categorie of locatie
  5. Sorteer op naam, aankoopdatum of waarde
  6. Exporteer de activalijst naar Excel voor rapportage

Weergegeven activagegevens:

  • • Naam en ID van item
  • • Categorie (Elektronica, Voertuigen, Meubilair, enz.)
  • • Aankoopdatum en waarde
  • • Huidige status (actief, in onderhoud, gepensioneerd)
  • • Toegewezen aan (naam van de werknemer, indien toegewezen)
  • • Garantiestatus
  • • Onderhoudsschema
  • • Huidige locatie

💡 Pro-tip: Gebruik filters om snel activa te identificeren die aandacht nodig hebben, zoals activa waarvan de garantie afloopt of aankomend onderhoud.

Sectie 3: Asset toevoegen

10 minuten

Nieuwe activa creëren

Voeg nieuwe assets toe om aankopen, opdrachten en onderhoud bij te houden.

Stappen om een ​​item toe te voegen:

  1. Ga naar Activa → Activa toevoegen
  2. Of gebruik Snelle acties → Asset toevoegen
  3. Vul de basisinformatie in: Naam van het item, ID, Categorie, Merk, Model
  4. Voer aankoopgegevens in: Datum, Waarde, Leverancier, Factuur
  5. Voeg garantie-informatie toe: begin-/einddatum, aanbieder, dekking
  6. Afschrijvingsgegevens instellen: Methode, Levensduur, Restwaarde
  7. Wijs locatie/afdeling toe
  8. Upload itemfoto's en documenten
  9. Voeg notities of speciale instructies toe
  10. Klik op Opslaan om het activum te registreren

⚠️ Important: Keep asset serial numbers and purchase invoices documented for warranty claims and audits.

Sectie 4: Activacategorieën

8 minuten

Activa ordenen op categorieën

Met categorieën kunt u activa efficiënt organiseren en beheren op basis van hun type.

Vooraf gedefinieerde categorieën:

  • 📱 Elektronica: laptops, desktops, telefoons, tablets, printers, scanners
  • 🚗 Voertuigen: auto's, vrachtwagens, fietsen, vorkheftrucks
  • 🪑 Meubilair: bureaus, stoelen, kasten, tafels
  • 🏢 Alle categorieën: bekijk de volledige categorielijst

Activa per categorie bekijken:

  1. Ga naar Activa → Categorieën
  2. Klik op een specifieke categorie (bijvoorbeeld Elektronica)
  3. Bekijk alle assets in die categorie
  4. Zie categoriespecifieke statistieken
  5. Filter en sorteer binnen categorie

Aangepaste categorieën maken:

  1. Navigeer naar Activa → Alle categorieën
  2. Klik op + Categorie toevoegen
  3. Voer de categorienaam in (bijvoorbeeld 'Medische apparatuur')
  4. Beschrijving toevoegen
  5. Stel standaardafschrijvingsparameters in
  6. Link naar boekhoudkundige activarekening
  7. Klik op Opslaan

💡 Best Practice: Create categories that align with your industry and business needs for better organization.

Sectie 5: Toegewezen activa

7 minuten

Astoewijzingen beheren

Houd bij welke activa aan welke medewerkers of afdelingen zijn toegewezen.

Een activum aan een werknemer toewijzen:

  1. Ga naar Activa → Alle activa
  2. Klik op het item om de details te openen
  3. Klik op de knop Asset toewijzen
  4. Selecteer medewerker uit de vervolgkeuzelijst
  5. Voer de opdrachtdatum in
  6. Opdrachtnotities toevoegen (voorwaarden, voorwaarden)
  7. Klik op Toewijzing bevestigen
  8. Status van item verandert in 'Toegewezen'

Alle toegewezen activa bekijken:

  1. Navigeer naar Activa → Bijhouden → Toegewezen activa
  2. Bekijk de lijst met alle toegewezen activa
  3. Zie namen van werknemers en opdrachtdata
  4. Filter op medewerker of afdeling
  5. Opdrachtrapport exporteren

Een item retourneren:

  1. Open toegewezen itemdetails
  2. Klik op Activa retourneren
  3. Vul de retourdatum in
  4. Voeg opmerkingen over de retourconditie toe
  5. Bevestig de retourzending
  6. Het item komt beschikbaar voor hertoewijzing

Sectie 6: Onder onderhoud

6 minuten

Onderhoud volgen

Bewaak activa die momenteel in onderhoud zijn en hun servicegegevens.

Activa verzenden voor onderhoud:

  1. Itemdetails openen
  2. Klik op Verzenden voor onderhoud
  3. Voer onderhoudsgegevens in: Datum, Retourdatum, Provider, Probleem, Kosten
  4. Upload serviceaanvraagdocumenten
  5. Klik op Verzenden
  6. Status van activa verandert naar 'In onderhoud'

Activa in onderhoud bekijken:

  1. Ga naar Activa → Traceren → Onder Onderhoud
  2. Bekijk alle activa die momenteel in gebruik zijn
  3. Controleer verwachte retourdata
  4. Bewaken van onderhoudskosten
  5. Neem indien nodig contact op met dienstverleners

Onderhoud voltooien:

  1. Open asset in onderhoud
  2. Klik op Onderhoud voltooien
  3. Voer de werkelijke retourdatum in
  4. Registreer de uiteindelijke kosten
  5. Upload servicevoltooiingsdocumenten/factuur
  6. Servicenotities toevoegen (uitgevoerde werkzaamheden)
  7. Markeer het asset als operationeel

Sectie 7: Aflopende garanties

4 minuten

Controle op het verlopen van de garantie

Ontvang meldingen voor activa waarvan de garantie bijna afloopt, zodat u verlengingen of vervangingen kunt plannen.

Aflopende garanties controleren:

  1. Navigeer naar Activa → Traceren → Aflopende garanties
  2. Activa bekijken waarvan de garantie binnenkort afloopt (volgende 90 dagen)
  3. Controleer de exacte vervaldata
  4. Bekijk de details van de garantiedekking
  5. Neem contact op met leveranciers voor verlengingsopties

Te nemen acties:

  • ✅ Neem contact op met de fabrikant/leverancier voor verlengingsoffertes
  • ✅ Evalueer de kosten versus vervanging
  • ✅ Update de garantie-informatie indien verlengd
  • ✅ Budget voor vervanging indien niet verlengd
  • ✅ Stel herinneringen in voor toekomstige garantiebeoordelingen

⚠️ Alert: Review this section regularly to avoid missing warranty coverage and incurring unnecessary repair costs.

Sectie 8: Onderhoud

5 minuten

Preventieve onderhoudsplanning

Houd gepland onderhoud bij om assets in optimale staat te houden en storingen te voorkomen.

Onderhoudsschema's instellen:

  1. Itemdetails openen
  2. Ga naar het tabblad Onderhoudsschema
  3. Klik op Schema toevoegen
  4. Onderhoudstype instellen (Routine, Inspectie, Service)
  5. Frequentie definiëren (maandelijks, driemaandelijks, jaarlijks)
  6. Voeg de volgende vervaldatum toe
  7. Wijs verantwoordelijke persoon/team toe
  8. Schema opslaan

Achterstallig onderhoud bekijken:

  1. Navigeer naar Activa → Traceren → Verschuldigd onderhoud
  2. Bekijk assets die onderhoud vereisen
  3. Sorteer op vervaldatum (achterstallige items worden in rood weergegeven)
  4. Onderhoudstaken toewijzen
  5. Serviceafspraken inplannen

✅ Best Practice: Regular preventive maintenance extends asset life and reduces costly emergency repairs.

Sectie 9: Snelle acties

3 minuten

Snelle acties gebruiken

Snelle acties bieden snelkoppelingen naar veelgebruikte taken voor activabeheer.

Beschikbare snelle acties:

  • • Asset toevoegen: Registreer snel een nieuw asset
  • • Categorieën: Beheer itemcategorieën

💡 Tip: Use Quick Actions from any page within the Assets module for faster workflow.

🎯 Beste praktijken

  • ✅ Tag-activa: Gebruik unieke ID's en asset-tags voor gemakkelijke identificatie
  • ✅ Documenteer alles: Aankoopfacturen, garanties en servicegegevens bijhouden
  • ✅ Regelmatige audits: Voer elk kwartaal een fysieke activaverificatie uit
  • ✅ Verantwoordelijkheid toewijzen: Maak medewerkers verantwoordelijk voor toegewezen activa
  • ✅ Onderhoud plannen: Opstellen preventieve onderhoudsschema’s
  • ✅ Monitorgaranties: Controleer maandelijks aflopende garanties
  • ✅ Tracklocatie: Update de itemlocatie altijd wanneer deze wordt verplaatst
  • ✅ Afschrijving: Controleer de activawaarden jaarlijks voor nauwkeurige financiële rapportage
  • ✅ Verwijderingsproces: Documenteer de verwijdering en sloop van activa op de juiste manier
  • ✅ Verzekering: Zorg voor een adequate verzekering voor waardevolle activa

✅ Je hebt de gids Vermogensbeheer voltooid!

U bent nu klaar om de vaste activa van uw bedrijf professioneel te beheren.

Terug naar Alle gidsenVolgende: Projectgids